KHOẢN TIỀN MẶT TRÔI NỔI LÀ KẾT QUẢ CỦA SỰ CHẬM TRỄ ĐỐI VỚI THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG
Một doanh nghiệp của IB nên quan tâm đến lượng tiền trôi nổi ròng và số dư tiền mặt thực tế hơn là số dư tiền mặt theo sổ sách. Đây sẽ là một thông số giúp doanh nghiệp của IB điều chỉnh số dư tiền mặt của mình.
1. Đo lường tiền trôi nổi
Như phân tích ở trên, lượng tiền mặt trôi nổi là chênh lệch giữa số dư tiền mặt thực tế và số dư tiền mặt theo sổ sách. Để có được chỉ tiêu tổng quát, ta đo lường lượng tiền trôi nổi trung bình. Chỉ tiêu lượng tiền trôi nổi trung bình phụ thuộc vào cả số lượng tiền mặt tham gia giao dịch lẫn lượng thời gian chậm trễ trong quá trình thu chi tiền mặt. Có hai cách tính chỉ tiêu này:
Ví dụ ta có các thông số sau:
|
|
Lượng tiền giao dịch |
Thời gian chậm trễ (ngày) |
Tổng lượng tiền trôi nổi |
|
Khoản 1 Khoản 2 |
5.000 3.000 |
9 5 |
45.000 15.000 |
|
Tổng cộng |
8.000 |
|
60.000 |
Sau đó tính thời gian chậm trễ trung bình bằng cách tính theo trọng số của các khoản giao dịch nhân với thời gian chậm trễ của tong khoản giao dịch:
Thời gian chậm trễ trung bình = (5/8) x 9 + (3/8) x 5 = 7,5 (ngày)
Từ đó, ta tính lượng tiền trôi nổi trung bình:
Lượng tiền trôi nổi trung bình = Lượng tiền giao dịch trung bình x Thời gian chậm trễ trung bình = 266,67 x 7,5 = 2.00
Ý nghĩa của chỉ tiêu lượng tiền trôi nổi trung bình còn phụ thuộc vào dấu của chỉ tiêu. Nếu chỉ tiêu mang dấu dương thì chỉ tiêu này tăng sẽ tốt cho doanh nghiệp của IBvà ngược lại. Vấn đề ở chỗ để cải thiện chỉ tiêu này, doanh nghiệp cần đẩy nhanh tốc độ thu tiền và kiểm soát quá trình chi tiền.
2. Tăng tốc độ thu hồi, giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt.
Đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền mặt liên quan đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp IB: Việc đưa ra chính sách tín dụng của doanh nghiệp IB cần dựa trên nguyên tắc tối đa hoá giá trị doanh nghiệp của IB. Rõ ràng rằng, mục tiêu của chính sách tín dụng là làm tăng tốc độ thu hồi tiền mặt, giảm bớt chu kỳ khoản phải thu. Tuy nhiên, cần lưu ý chính sách tín dụng của một doanh nghiệp của IB có liên quan chặt chẽ đến doanh số bán hàng của doanh nghiệp IB. Doanh thu sẽ có khuynh hướng tăng lên khi các tiêu chuẩn tín dụng được nới lỏng. Như vậy, ở đây có sự đánh đổi giữa 2 mục tiêu là đẩy nhanh tốc độ thu hồi tiền mặt và làm gia tăng doanh thu bán hàng (thu hút khách hàng).
Chính sách tín dụng của doanh nghiệp IB được thực hiện thông qua việc kiểm soát 4 biến số sau:
(1) Tiêu chuẩn tín dụng: Xác định tiêu chuẩn tín dụng là nguyên tắc định rõ sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của những khách hàng mua chịu. Theo nguyên tắc này, những khách hàng có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn tiêu chuẩn có thể chấp nhận được thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng. Bằng cách thay đổi các tiêu chuẩn tín dụng, một doanh nghiệp của IB có thể tác động đến doanh số bán của mình. Thông thường, khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp sẽ thu hút được nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. Tuy nhiên, một hệ quả tất yếu là kỳ thu tiền bình quân tăng lên, khả năng gặp những món nợ khó đòi tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. Do đó về nguyên tắc, khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải trên cơ sở phân tích về chi phí và lợi nhuận.
(2) Chính sách chiết khấu: Chiết khấu tiền mặt là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán sớm hơn tiền mua hàng. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng, doanh số bán hàng tăng, nhưng vốn đầu tư vào khoản thu thay đổi và doanh nghiệp của IB nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Khi chính sách chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực thì chi phí thu tiền và nợ khó đòi sẽ giảm.
(3) Thời hạn bán chịu: Thời hạn bán chịu là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Về logic, giảm thời hạn bán chịu thì doanh nghiệp của IB sẽ thu được tiền hàng sớm hơn. Nhưng tăng thời hạn bán chịu, doanh nghiệp của IB phải đầu tư nhiều hơn vào khoản phải thu, nợ khó đòi cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Bù lại, doanh nghiệp của IB sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng và doanh thu tiêu thụ tăng.
(4) Chính sách thu tiền: Chính sách thu tiền là các biện pháp áp dụng để thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn. Những biện pháp đó bao gồm gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, tiền hành các thủ tục pháp lý… Rõ ràng khi doanh nghiệp của IB cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn thì cơ hội thu hồi tiền nợ sẽ lớn hơn nhưng chi phí thu hồi tiền cao hơn. Thêm vào đó, một số khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và doanh số bán trong tương lai có thể bị giảm xuống.
Việc đánh giá những thay đổi trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp IB mang lại kết quả tích cực hay không sẽ được phân tích kỹ hơn trong công tác quản trị khoản phải thu.
3. Giảm tốc độ chi tiền mặtTrì hoãn thanh toán khi dòng tiền doanh nghiệp âm
Trì hoãn thanh toán: (1) Viết séc từ ngân hàng ở xa; (2) Trì hoãn thời gian thanh toán so với dấu bưu điện; (3) Gọi lại nhà cung cấp để xác minh thông tin; (4) Gửi thư từ bưu điện ở xa; (5) Gửi thư từ bưu điện có dịch vụ hạn chế, phải xử lý lâu;
Cùng với việc gia tăng tốc độ thu hồi tiền mặt, doanh nghiệp của IB cũng cần có biện pháp để giảm tốc độ chi tiêu. IB có thể trì hoãn việc thanh toán, nhưng chỉ trong phạm vi thời gian mà các chi phí tài chính, tiền phạt hay sự xói mòn vị thế tín dụng thấp hơn những lợi nhuận do việc chậm thanh toán đem lại.
4. Thiết lập hệ thống thanh toán tập trung qua ngân hàng
Việc đẩy nhanh tốc độ thu hồi, giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp của IB có thể sử dụng nhiều hơn lượng tiền để đầu tư tạo ra lợi nhuận. Vấn đề là doanh nghiệp của IB cần có biện pháp để đảm bảo rằng, khoản tiền của doanh nghiệp IB có thể được đưa vào đầu tư kiếm lời càng nhanh càng tốt.
Việc này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập một hệ thống thanh toán tập trung qua ngân hàng. Hệ thống này, là một mạng lưới các tài khoản ký thác tại các ngân hàng, những tài khoản này cho phép doanh nghiệp của IB duy trì các khoản tiền gửi. Đồng thời, ngân hàng cũng mở các tài khoản chi tiêu cho doanh nghiệp của IB nhằm thực hiện và duy trì khả năng thanh toán, chi trả của IB. Bên cạnh đó, tại các quốc gia phát triển, việc thực hiện các nghiệp vụ thanh toán cho doanh nghiệp của IB còn được phối hợp tiến hành qua các hộp thư bưu điện (dịch vụ chuyển phát tiền nhanh).
Hệ thống ngân hàng và hộp thư chuyển tiền nhanh phục vụ thu – chi tài chính của doanh nghiệp IB
Hệ thống ngân hàng và hệ thống hộp thư chuyển tiền nhanh làm cho một khoản tiền từ khi thanh toán đến khi sẵn cho sử dụng ngắn hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp của IB cần phải đánh giá cẩn thận về mặt chi phí khi sử dụng hệ thống này.
4.1 Lựa chọn phương thức chuyển tiền
Để ra quyết định lựa chọn phương thức chuyển tiền thích hợp có thể dựa vào phương pháp phân tích điểm hoà vốn. Phương pháp này cho phép ta so sánh lợi ích và chi phí mà các phương thức chuyển tiền khác nhau đem lại, từ đó lựa chọn phương thức chuyển tiền tối ưu. Đối với việc lựa chọn phương thức chuyển tiền trong quá trình thu, IB cần cân nhắc về sự đánh đổi giữa tốc độ và chi phí chuyển tiền: tốc độ càng cao thì chi phí càng lớn.
i : tỷ lệ sinh lời có thể thu được mỗi ngày nếu tiền được đưa vào đầu tư S : độ lớn của khoản tiền cần chuyển; Δt : thời gian tiết kiệm được do chuyển tiền nhanh hơn (theo ngày); ΔC : chênh lệch về chi phí giữa các công cụ chuyển tiền; NB : lợi nhuận thuần do lựa chọn công cụ chuyển tiền nhanh hơn đem lại S*: giá trị tại điểm hoà vốn của S (gía trị của S tạo ra NB = 0)
Lợi nhuận thu được mỗi ngày nếu tiền được đem vào đầu tư là: S.i Tổng lợi nhuận thu được nếu tiền được chuyển sớm hơn là: S.i.(Δt) Lợi nhuận thuần do phương thức chuyển tiền nhanh hơn đem lại:
NB = S.i.( Δt) - ΔC
Tại điểm hoà vốn NB = 0 thì: S*.i. (Δt) - ΔC = 0; S* = ΔC/((Δt-1)) (1.5.3)
Như vậy, nếu S S* thì nên chọn phương thức chuyển tiền nhanh hơn nhưng có chi phí cao hơn và ngược lại. Tương tự đối với việc lựa chọn phương thức chuyển tiền trong quá trình chi, nhà quản trị cần cân nhắc về sự đánh đổi giữa lợi nhuận mà khoản tiền giữ lại đem lại và chi phí của việc chuyển tiền chậm cho đối tác. Các chi phí bao gồm: chi phí tài chính, tiền phạt do trả chậm và thậm chí phải tính đến sự suy giảm vị thế tài chính của doanh nghiệp đối với đối tác.
4.2 Hoạch định ngân sách tiền mặt
Có thể IB không sợ thiếu tiền, nhưng IB sẽ phải lo lắng rằng, không biết mình sẽ thiếu khi nào, thiếu bao nhiêu và trong bao lâu. Để tránh rơi vào tình trạng căng thẳng hoặc thiếu hụt tiền mặt, IB cần hoạch định ngân sách tiền mặt. Ngân sách tiền mặt là một kế hoạch ngắn hạn dùng để xác định nguồn thu tiền mặt và nhu cầu chi tiêu của doanh nghiệp IB. Kế hoạch này có thể được xây dựng theo năm, theo tháng, theo tuần hay thậm chí là mỗi ngày.
4 lý do làm cho dự báo tiền mặt là cần thiết và quan trọng:
Thứ nhất, dự báo tiền mặt như một phương tiện dẫn dắt cho các chiến lược huy động vốn (khi thiếu) hoặc đầu tư ngắn hạn sinh lời (khi thừa) của doanh nghiệp IB. Bởi lẽ dự báo sẽ giúp doanh nghiệp của IB biết khi nào thừa, khi nào thiếu và thừa thiếu trong bao lâu.
Thứ hai, kết quả của dự báo tiền mặt được coi là yếu tố đầu vào cho các quyết định chính sách tài chính ngắn hạn gồm: chính sách chi tiêu, chính sách bán chịu, …
Thứ ba, dự báo tiền mặt là một công cụ kiểm soát khi các nhà quản trị xem xét sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế để tiến hành điều chỉnh.
Thứ tư, dự báo tiền mặt giúp quản lý rủi ro khi dự báo trước những biến động trên thị trường như lãi suất, giá cả, tỷ giá.. ảnh hưởng đến dòng ngân lưu của doanh nghiệp IB.
Công tác hoạch định ngân sách tiền mặt đòi hỏi sự tham gia của các cấp quản lý từ thấp đến cao, sự tham gia của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp IB như: sản xuất, kinh doanh, nhân sự… Mối quan hệ và trình tự hoạch định ngân sách có thể được mô tả như sau:
Trình tự hoạch định ngân sách tiền mặt
Tuy nhiên, có một số lưu ý khi thực hiện hoạch định ngân sách tiền mặt là: (1) Công tác hoạch định ngân sách tiền mặt được bắt đầu bằng việc dự toán tiêu thụ sản phẩm, nó chi phối toàn bộ các dự toán khác. (2) Bộ phận liên quan đến hoạt động nào thì lập dự toán cho bộ phận hoạt động đó, có sự kiểm soát của quản lý cấp trên. Dự toán của các bộ phận khác nhau thì liên quan chặt chẽ với nhau, dự toán của bộ phận này có thể là cơ sở cho dự toán của bộ phận khác. (3) Cần phân biệt rõ dự toán tổng doanh thu hay chi phí phát sinh thì khác với dự toán số tiền thực thu, thực chi tuy nhiên hai dự toán này có liên quan chặt chẽ với nhau. (4) Ngoài các khoản thu, chi chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh trên, doanh nghiệp cần có số liệu về các hoạt động ngoài sản xuất khác.
A. DỰ BÁO CÁC KHOẢN THU TIỀN MẶT
Dự báo tiêu thụ sản phẩm: Như đã nói ở trên, dự toán tiêu thụ sản phẩm là điểm khởi đầu của hầu hết các dự báo tài chính trong doanh nghiệp của IB và nó tác động trực tiếp đến việc dự báo các khoản thu tiền của doanh nghiệp IB. Việc dự báo tiêu thụ sản phẩm cần xem xét các yếu tố sau: kết quả tiêu thụ của các kỳ trước, các đơn đặt hàng chưa thực hiện, chính sách marketing phát triển thị trường tiêu thụ trong tương lai, yếu tố cạnh tranh trong thị trường, mức tăng trưởng của nền kinh tế… Người lập dự toán sẽ phải dự báo số lượng tiêu thụ sản phẩm kỳ tới trong mối liên hệ của các yếu tố nói trên.
Các phương pháp dự báo tiêu thụ sản phẩm bao gồm:
(1) Các phương pháp định tính: Phương pháp định tính là phương pháp dựa vào suy đoán cảm nhận. Phương pháp này phụ thuộc nhiều vào trực giác, kinh nghiệm và sự nhạy cảm của người tham gia dự báo. Các phương pháp định tính gồm: phương pháp lấy ý kiến của ban quản lý điều hành, phương pháp lấy ý kiến hỗn hợp của lực lượng bán hàng, phương pháp nghiên cứu thị trường người tiêu dùng và phương pháp chuyên gia (Delphi)
(2) Các phương pháp định lượng: Phương pháp định lượng dựa vào các số liệu thống kê và thông qua các mô hình toán học được thiết lập để dự báo nhu cầu cho tương lai. Các phương pháp định lượng khá đa dạng nhưng đều được thực hiện qua các bước sau: Xác định mục tiêu của dự báo: loại sản phẩm cần dự báo, thời hạn dự báo… Phân tích yếu tố tác động và lựa chọn mô hình dự báo. Thu thập dữ liệu cần thiết cho dự báo. Thiết lập mô hình và tính toán. Đánh giá kết quả dự báo; Có một số mô hình dự báo định lượng tiêu biểu như sau: phương pháp số bình quân, phương pháp san bằng hàm mũ, phương pháp phân tích chuỗi thời gian và phương pháp dự báo với mô hình kinh tế lượng
Xây dựng dự báo thu tiền mặt: Số lượng tiêu thụ sản phẩm dự kiến là một yếu tố đầu vào quyết định đến doanh thu bán hàng của doanh nghiệp IB. Lúc này, doanh thu dự kiến được tính:
Doanh thu dự kiến = Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến x Đơn giá dự kiến
Đơn giá mặt thu được chính xác còn phụ thuộc vào chính sách tín dụng, bán chịu của doanh nghiệp IB; trong đó, cho biết doanh thu phát sinh thu bằng tiền mặt trong kỳ là bao nhiêu phần trăm và thu trong các kỳ tiếp theo là bao nhiêu phần trăm.
DỰ BÁO DÒNG THU TIỀN
Bên cạnh tiền thu được từ việc tiêu thụ sản phẩm, số tiền thu được còn từ các hoạt động khác. Đó có thể là khoản thu bất thường do bán thanh lý tài sản, hoặc khoản thu định kỳ như thu lãi cho vay…
B. DỰ BÁO CÁC KHOẢN CHI TIỀN MẶT
1. Phân loại chi phí: Có nhiều tiêu thức để phân loại chi phí trong một doanh nghiệp IB, phù hợp với từng mục đích sử dụng thông tin khác nhau. Đối với những người thực hiện công tác dự trù chi tiêu, việc phân loại và hiểu rõ đặc tính của từng loại chi phí rất quan trọng để họ có thể đưa ra phương pháp dự báo và kiểm soát chi phí chính xác nhất. Người dự báo có thể phân loại chi phí theo hai cách cơ bản sau.
Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí: Cách ứng xử của chi phí chính là sự thay đổi của chi phí theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp IB. Sự hiểu biết về cách ứng xử của chi phí là chìa khoá để nhà quản lý dự đoán chi phí cho các trường hợp hoạt động khác nhau, trên cơ sở đó ra quyết định chọn phương án tối ưu. Theo tiêu thức này, chi phí có ba loại là chi phí bất biến, chi phí khả biến và chi phí hỗn hợp.Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động, có hai loại là chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
(1) Chi phí sản xuất: Hoạt động sản xuất là sự kết hợp giữa sức lao động của công nhân với nguyên vật liệu và thiết bị sản xuất để tạo ra sản phẩm. Do đó, chi phí sản xuất gồm ba yếu tố cơ bản là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
(2) Chi phí ngoài sản xuất: Chi phí ngoài sản xuất là các loại chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất chủ yếu là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp IB IFMC Investment Group. Chi phí ngoài sản xuất cũng có thể là chi phí bất biến, chi phí khả biến hoặc chi phí hỗn hợp.
Như vậy, việc phân biệt các loại chi phí và hiểu đặc tính từng loại chi phí rất quan trọng đối với nhà dự báo và quản trị. Khi đó, loại chi phí phát sinh ở bộ phận nào nên do bộ phận đó dự báo và xây dựng kế hoạch chi tiêu. Trong từng bộ phân, đối với từng loại chi phí phải căn cứ vào cách ứng xử của chi phí theo hoạt động mà dự báo. Chi phí khả biến sẽ được dự báo theo số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất và tiêu thụ, chi phí bất biến được dự báo chủ yếu dựa vào chi phí đã phát sinh.
(3) Chi phí tiêu chuẩn: Chi phí tiêu chuẩn (còn gọi là chi phí định mức) là chi phí dự tính để sản xuất một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ cho khách hàng. Hệ thống chi phí tiêu chuẩn là cơ sở để các nhà quản lý lập dự toán chi phí hoạt động và kiểm soát chi phí. Xây dựng định mức chi phí là việc xây dựng một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh. Định mức chi phí được các nhà quản lý xây dựng theo hai tiêu thức cơ bản là:
2. Lượng định mức: cho thấy có bao nhiêu số lượng các loại chi phí được sử dụng như số lượng nguyên vật liệu tiêu hao, số giờ công lao động để sản xuất một sản phẩm hay cung ứng một dịch vụ…
Giá định mức: cho thấy đơn giá của các khoản mục chi phí được sử dụng là bao nhiêu như đơn giá một đơn vị nguyên vật liệu, đơn giá một giờ công lao động…Về nguyên tắc, khi xây dựng định mức chi phí tiêu chuẩn trước hết cần xem xét những kết quả đã đạt được, trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp. Về mặt phương pháp, xác định chi phí định mức có thể sử dụng kết hợp các phương pháp sau:
Phương pháp kỹ thuật: phương pháp đòi hỏi sự tham gia của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất, hoạt động trong doanh nghiệp, từ đó tính toán và xây dựng định mức chi phí.
Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: nhà quản lý phân tích số liệu định mức chi phí trong quá khứ như thế nào, đã phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh chưa.
Phương pháp điều chỉnh: phương pháp về cơ bản là tôn trọng số liệu lịch sử, trên cơ sở đó điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.
3. Xây dựng dự báo chi tiền mặt
(1) Dự báo chi phí sản xuất
Bước đầu của dự báo chi phí sản xuất là tính số lượng sản phẩm cần sản xuất ra trong thời gian tới, số lượng này khác với số lượng sản phẩm tiêu thụ do có điều chỉnh số lượng sản phẩm tồn kho.Khối lượng sản xuất trong kỳ = Khối lượng tiêu thụ trong kỳ + Khối lượng tồn kho đầu kỳ - Khối lượng tồn kho cuối kỳ
Lúc này, các chi phí sản xuất được dự báo như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí biến đổi, mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ thuộc mức độ sản xuất sản phẩm.
Khối lượng NVL cần dùng cho sản xuất = Khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ x Định mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm
Khối lượng NVL cần mua = Khối lượng NVL cần dùng cho sx + Khối lượng NVL tồn kho đầu kỳ - Khối lượng NVL tồn kho cuối kỳ
Trị giá mua nguyên vật liệu = Khối lượng NVL cần mua x Đơn giá mua nguyên vật liệu
- Chi phí nhân công trực tiếp
Đối với những doanh nghiệp IBsử dụng ít lao động nhân công, số lượng nhân công không biến động thì chi phí nhân công trực tiếp là định phí trong một giới hạn sản xuất nhất định. Lúc này chi phí nhân công trực tiếp là số tiền lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Đối với những doanh nghiệp IBsử dụng nhiều lao động nhân công, số lượng sản xuất lớn với số lao động thường xuyên biến động theo số lượng sản xuất sản phẩm thì việc dự báo chi phí nhân công trực tiếp được thực hiện như sau:
Chi phí nhân công trực tiếp để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm = Định mức thời gian lao động trực tiếp để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm x Đơn giá 1 giờ công lao động trực tiếp
Tổng chi phí nhân công trực tiếp = Chi phí nhân công trực tiếp để sản xuất ra 1 đơn vị sản phẩm x Khối lượng sản phẩm cần sản xuất
- Chi phí sản xuất chung
Việc dự báo chi phí sản xuất chung được chia làm hai bộ phận là chi phí khả biến và chi phí bất biến. Dự báo chi phí sản xuất chung bất biến có thể được xây dựng dựa trên số liệu chi phí phát sinh trong quá khứ có điều chỉnh theo điều kiện thay đổi. Lưu ý rằng dự toán tiền mặt phải trừ đi phần chi phí khấu hao.
Dự báo chi phí sản xuất chung khả biến
Tổng chi phí sản xuất chung khả biến = Tổng số giờ máy hoạt động hoặc tổng số giờ công lao động trực tiếp x Hệ số chi phí sản xuất chung khả biến
Hệ số chi phí sản xuất chung khả biến có thể được xây dựng bằng phép tính ngược lại với những số liệu trong quá khứ và phân tích để đưa ra tiêu chuẩn.
Dự báo chi phí ngoài sản xuất
Về nguyên tắc, việc dự báo chi phí ngoài sản xuất cũng được chia thành hai bộ phận là chi phí khả biến và chi phí bất biến.
Khi dự báo cần dựa vào những mối quan hệ tương quan giữa chi phí phát sinh và bộ phận, hoạt động tạo ra chi phí đó như: chi phí đi lại phụ thuộc vào số lượng nhân viên được trợ cấp loại chi phí này; chi phí sửa chữa bảo dưỡng văn phòng, máy móc phụ thuộc vào diện tích sử dụng hay số lượng máy móc thiết bị; chi phí dịch vụ công cộng (điện, nước, điện thoại…) phụ thuộc vào số giờ hoạt động…
Chú ý đối với những doanh nghiệp IBcần hoạt động marketing, hỗ trợ bán hàng lớn thì việc dự báo chi phí này phải dựa trên việc xây dựng chương trình hoạt động marketing, bán hàng cụ thể.
Xây dựng dự báo chi tiền mặt
Việc dự báo chi phí chỉ là cơ sở để xây dựng kế hoạch chi tiêu tiền mặt của doanh nghiệp IB IFMC Investment Group. Việc dự báo doanh nghiệp IBphải chi tiền mặt bao nhiêu tại thời điểm nào còn phải xem xét đến chính sách chi trả tiền cho khách hàng, cho nhân viên.
Dự báo dòng chi tiền mua nguyên vật liệu
Khi đó, dự báo dòng chi tiền của toàn doanh nghiệp của IB là tổng hợp các dòng chi khác nhau.
2.7 Dự báo ngân sách tiền mặt
a) Phương pháp lập mô hình dự báo ngân sách tiền mặt
Khi đã có các số liệu dự báo về thu chi tiền mặt, ta sẽ xây dựng dự báo ngân sách tiền mặt cho doanh nghiệp của IB IFMC Investment Group. Có một số phương pháp lập mô hình dự báo ngân sách tiền mặt trong đó có phương pháp lịch thu chi và phương pháp điều chỉnh kế toán thực tế phát sinh.
Phương pháp lịch thu chi
Phương pháp lịch thu chi xây dựng mô hình dự báo dòng ngân lưu theo khoản thực thu và thực chi, theo đó chỉ có những khoản thực thu và thực chi tiền mới được ghi nhận. Ngân lưu ròng sẽ bằng tổng ngân lưu vào trừ tổng ngân lưu ra.
Dự báo lịch thu chi tiền mặt
Lưu ý rằng trong phương pháp lịch thu chi chưa tính đến đầu tư ngắn hạn và huy động vốn ngắn hạn, đó là những hoạt động diễn ra sau khi doanh nghiệp của IBbiết mình thừa hay thiếu tiền mặt. Phương pháp lịch thu chi cũng có thể được lập chia theo từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp IBgồm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính.
Phương pháp điều chỉnh kế toán thực tế phát sinh
Đây còn gọi là phương pháp điều chỉnh lợi nhuận ròng. Theo phương pháp này, doanh thu và chi phí được ghi nhận trong báo cáo khi chúng thực tế phát sinh. Cụ thể là ghi nhận doanh thu khi hàng hoá và dịch vụ đã trao cho khách hàng mà không phải đợi đến lúc thu được tiền, ghi nhận chi phí khi nó phát sinh chứ không chờ đến lúc chi tiền. Từ đó, sẽ tính được lợi nhuận bằng doanh thu trừ đi chi phí.
Bước tiếp theo là điều chỉnh lợi nhuận: Lợi nhuận ròng; Điều chỉnh khấu hao; Điều chỉnh thay đổi trong vốn lưu động Tăng giảm trong khoản phải thu; Tăng giảm trong hàng tồn kho Tăng giảm trong khoản phải trả
Ngân lưu ròng: Có thể thấy phương pháp điều chỉnh kế toán thực tế phát sinh tương đối chính xác, dữ liệu sẵn theo các báo cáo dự báo, dễ thực hiện nếu có kiến thức kế toán. Nhưng phương pháp này chỉ phù hợp với dự báo trung dài hạn còn với thời gian ngắn hạn thì nó không đủ chi tiết để đảm bảo độ chính xác.
b) Kế hoạch linh hoạt
Lập kế hoạch linh hoạt là việc lập dự báo về doanh thu và chi phí ở các mức độ hoạt động khác nhau trong phạm vi tối thiểu đến tối đa. Kế hoạch tương ứng với mức độ hoạt động thực tế gọi là kế hoạch điều chỉnh theo sản lượng thực tế.
Trong điều kiện môi trường sản xuất kinh doanh nhiều biến động hay doanh nghiệp của IBcó nhiều chi phí biến đổi trong mối liên hệ trực tiếp đến mức đội hoạt động thì xây dựng dự báo ngân sách linh hoạt là điều nên làm. Nhà quản trị sẽ xác định khoảng dao động của mức độ hoạt động (dao động của mức sản lượng sản xuất, tiêu thụ) để làm cơ sở xây dựng dự trù ngân sách linh hoạt. Với kế hoạch linh hoạt, doanh nghiệp IBsẽ chủ động hơn trước những biến động của điều kiện môi trường cũng như kiểm soát mức chênh lệch ngân sách chính xác hơn.
3 Xác định nhu cầu tồn trữ tiền mặt tối ưu
Như đã biết triết lý của quản trị tiền mặt là doanh nghiệp IBkhông nên giữ quá ít cũng như quá nhiều lượng tiền mặt. Vấn đề là làm thế nào để xác định được mức tiền mặt tối ưu. Mô hình tối ưu hoá tiền mặt thực chất là sự cân bằng giữa tiền mặt của doanh nghiệp IBvà chứng khoán ngắn hạn. Khoản tiền mặt của doanh nghiệp IBliên quan chặt chẽ đến các loại tích sản gần với tiền mặt như các loại chứng khoán có tính thanh khoản cao. Các loại chứng khoán này giữ vai trò bước đệm cho tiền mặt vì doanh nghiệp của IBcó thể đầu tư tiền mặt vào chứng khoán có tính thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết có thể chuyển đổi chúng sang tiền mặt một cách nhanh chóng.
Dưới đây là 3 mô hình được dùng để xác định mức tồn trữ tiền mặt tối ưu:
3.1 Mô hình tồn trữ tiền mặt tối ưu EOQ – mô hình Baumol
a) Nội dung mô hình
Đây là mô hình phát triển từ mô hình lượng đặt hàng tối ưu, mô hình có mục tiêu tối thiểu hoá các chi phí bao gồm chi phí giao dịch bán chứng khoán thu về tiền mặt và chi phí cơ hội của việc nắm giữ tiền mặt.
Mô hình EEQ
Các số liệu trong mô hình:
T: tổng nhu cầu tiền mặt trong kỳ
F: chi phí giao dịch cố định cho mỗi lần mua hoặc bán chứng khoán
r: chi phí cơ hội do nắm giữ tiền mặt, có thể tính bằng lãi suất của chứng khoán ngắn hạn có tính thanh khoản cao
C: mức tồn trữ tiền mặt
C/2: mức tồn trữ tiền mặt bình quân
T/C : số lần giao dịch chuyển đổi giữa chứng khoán và tiền mặt
Lúc này: Tổng chi phí = Chi phí giao dịch + Chi phí cơ hội
Z= F.(T/C) + r.(C/2)
Để tổng chi phí là nhỏ nhất thì mức tồn trữ tiền mặt tối ưu là: C^*=√(2FT/r)
Dựa trên số dư tiền mặt C tối ưu trên, ta có thể tính số dư tiền mặt bình quân C/2 và số lần giao dịch chuyển đổi là T/C, và tổng chi phí tồn trữ tiền mặt.
b) Nhược điểm
Để thực hiện mô hình, ta cần những giả định điều kiện quá đơn giản và không thực tế.
- Mô hình cần thông số tổng nhu cầu tiền mặt T trong tương lai, số liệu này phụ thuộc độ chính xác của công tác dự báo tiền mặt.
- Giả định doanh nghiệp của IBđịnh kỳ nhận lượng tiền mặt nhất định, đồng thời liên tục chi tiền theo tỷ lệ ổn định là không thực tế.
- Giả định chi phí giao dịch F cố định mỗi lần giao dịch là không phù hợp với thực tế hoạt động của công ty cũng như điều kiện thị trường.
c)Vai trò của mô hình
Mô hình đưa ra phương pháp giúp nhà quản trị quyết định khối lượng tiền mặt trong mối tương quan với chi phí được xem là thấp nhất, khi mà nhà quản trị đã xác định được các thông số cần thiết trong mô hình.
Mô hình này giúp nhà quản trị dễ dàng cập nhật thông tin, chỉ cần thay số liệu mới vào mô hình để có được kết quả mới phù hợp tình hình thực tế thay đổi.
3.2 Mô hình Miller Orr
a) Nội dung mô hình
Mô hình Miller Orr xác định các giới hạn kiểm soát của số dư tiền mặt. Hai giới hạn này là dấu hiệu để quyết định mua, bán chứng khoán.
- Giới hạn trên U (Upper Control Limit) là tín hiệu mua vào giá trị chứng khoán C đủ để làm tiền mặt dư thừa giảm xuống mức tồn quỹ tối ưu.
- Giới hạn dưới L (Lower Control Limit) là tín hiệu bán ra một giá trị chứng khoán C đủ để làm tồn quỹ tiền mặt tăng lên đến mức tồn quỹ tối ưu.
Các số liệu cần thiết trong mô hình :
F: chi phí giao dịch chứng khoán cố định mỗi lần
σ^2 : phương sai của ngân lưu ròng hàng ngày
r: chi phí cơ hội của việc nắm giữ tiền mặt
Công thức tính C : C= ∛((3Fσ^2)/4r)
Khi mức giới hạn dưới L được đặt ở mức nhất định nào đó, thì mức tồn quỹ tối ưu C*, mức giới hạn trên U, và mức tồn quỹ tiền mặt bình quân CA được xác định như sau :
C* = C + L ; U = 3C + L ; C_A=4/3 c+L
Mô hình Miller Orr
b) Ưu điểm
Mô hình cho phép số dư tiền mặt biến động một cách ngẫu nhiên thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào con số giả định do khả năng dự báo cung cấp
Mô hình cho phép số dư tiền mặt biến động cả tăng lẫn giảm. Nếu số dư tiền mặt dao động trong khoảng từ giới hạn dưới đến giới hạn trên thì không cần phải mua hay bán chứng khoán.
c) Nhược điểm
Có những giả định trong mô hình cần tuân thủ nhiêm ngặt như bản chất thống kê của dòng ngân lưu. Mô hình cho rằng chúng biến động theo phân phối chuẩn với phương sai cố định. Nhưng thực tế cho thấy dòng ngân lưu công ty không phải bao giờ cũng tuân theo phân phối chuẩn và có mối tương quan theo thời gian.
Cũng như Baumol, mô hình Miller Orr thuộc dạng quá cứng nhắc. Chẳng hạn như khi số dư tiền mặt thấp hơn giới hạn dưới, công ty phải bán chứng khoán ra trong khi có thể ngay ngày hôm sau công ty lại có dòng thu tiền mặt.
3.3 Mô hình Stone
Miller Orr bằng cách cho phép nhà quản trị căn cứ vào nhận thức và kinh nghiệm của mình về dòng ngân lưu công ty để đưa ra quyết định thích hợp.
a) Nội dung mô hình
Trong mô hình Stone, để tiết kiệm chi phí, nhà quản trị không cần phải ngay lập tức thực hiện mua bán chứng khoán khi thấy số dư tiền mặt vượt ra khỏi giới hạn kiểm soát U và L. Nhà quản trị chỉ tiến hành giao dịch thay đổi số dư tiền mặt khi có đủ hai điều kiện sau:
- Số dư tiền mặt tại một ngày nào đó vượt ra khỏi giới hạn kiểm soát.
- Số dư tiền mặt tiếp tục vượt ra khỏi giới hạn kiểm soát sau số ngày cho phép K nào đó.
Các bước thực hiện mô hình:
Bước 1: Dự báo dòng ngân lưu ròng theo ngày và lập bảng tính số dư tiền mặt thay đổi qua các ngày.
|
Ngày |
Ngân lưu ròng dự báo |
Số dư tiền mặt |
|
0 |
0 |
200 |
|
1 |
(70) |
130 |
|
… |
… |
… |
|
K |
110 |
190 |
|
… |
… |
… |
Trong đó số dư tiền mặt tại ngày n bằng số dư tiền mặt ngày n-1 cộng với ngân lưu ròng của ngày n.
Bước 2: Điều chỉnh các điểm giới hạn, giới hạn dưới được điều chỉnh tăng 10%, giới hạn trên được điều chỉnh giảm 10% để tạo thêm vùng đệm an toàn.
Ladj = L (1 + 10%) ; Uadj = U ( 1 + 10%)
Bước 3: Kiểm tra các điều kiện và đưa ra quyết định mua bán chứng khoán hoặc vàng.
Đầu tiên ta kiểm tra xem số dư tiền mặt tại thời điểm hiện tại có vượt quá giới hạn kiểm soát ban đầu hay không. Nguyên tắc ra quyết định là chỉ thực hiện mua bán chứng khoán chừng nào số dư tiền mặt của ngày K thấp hơn Ladj hoặc cao hơn Uadj. Số tiền mua bán chứng khoán hay vàng là lượng để số dư tiền mặt kỳ vọng tại ngày K vừa bằng điểm khoảng R = U – L.
b) Ưu nhược điểm của mô hình Stone
Mô hình Stone có các ưu điểm:
- Mô hình phù hợp với tiến trình ra quyết định của nhà quản trị bởi vì các nhà quản trị thường hay sử dụng phương pháp dự báo tiền mặt theo ngày để kiểm tra xem lượng tiền mặt đang ở tình trạng dư thừa hay thiếu hụt.
- Mô hình không cần sử dụng các phương pháp toán học hay thống kê mà trong đó đòi hỏi phải có những giả định nhất định.
4 Chính sách tài chính trong quản trị tiền mặt
Các chính sách tài chính trong quản trị tiền mặt được xây dựng căn cứ vào kết quả của dự báo dòng ngân lưu. Cần phân biệt giữa tồn quỹ tiền mặt và ngân lưu ròng: tồn quỹ là dung lượng không bao giờ bị âm, nhưng ngân lưu là lưu lượng có thể âm hoặc dương. Nếu ngân lưu ròng dương, nhà quản trị phải tìm cơ hội đầu tư ngắn hạn để sinh lời. Nếu ngân lưu ròng âm, nhà quản trị phải thu xếp một nguồn vốn ngắn hạn để tài trợ tạm thời cho khoản thiếu hụt đó.
4.1 Huy động vốn ngắn hạn cho nhu cầu tiền mặt
Ngân lưu ròng âm luôn có thể xảy ra ở một số thời điểm trong chu kỳ hoạt động của công ty IB IFMC Investment Group, khi mà nhu cầu dự trữ trong kho nhiều, chậm trễ trong việc thu hồi các khoản phải thu hay giá trị các khoản phải trả đến hạn quá lớn. Lúc này, nhà quản trị tài chính cần có một kế hoạch huy động vốn ngắn hạn tốt để tài trợ cho tình trạng ngân lưu ròng âm tạm thời này. Các nguồn huy động vốn rất đa dạng, nhà quản trị cần phân tích so sánh giữa chi phí đi vay, thời hạn vay và ưu điểm của các nguồn vay để đưa ra quyết định đúng đắn.
Các nguồn huy động vốn ngắn hạn gồm: hạn mức tín dụng, thư tín dụng, hối phiếu được chấp nhận, hợp đồng mua lại, thương phiếu, các khoản vay thế chấp…
4.2 Đầu tư các khoản tiền nhàn rỗi
Đầu tư nói chung, đầu tư tài chính ngắn hạn nói riêng là một trong những chức năng quan trọng của quản trị tài chính. Quyết định đầu tư với danh mục như thế nào, lượng bao nhiêu, thời gian bao lâu phải là quyết định cân bằng giữa lợi nhuận và rủi ro, đảm bảo tính thanh khoản và tương thích với dự báo ngân lưu của công ty. Mô hình sau thể hiện quy trình đầu tư ngắn hạn của doanh nghiệp IB.
Quy trình đầu tư ngắn hạn
Một điều hết sức quan trọng mà chính sách đầu tư ngắn hạn khác với chính sách đầu tư dài hạn. Trong đầu từ ngắn hạn, quan điểm về rủi ro và lợi nhuận phải đặt sự an toàn và tính thanh khoản cao hơn so với suất sinh lời của khoản đầu tư. Bởi đây là sự đầu tư ngắn hạn, công ty phải bảo đảm chắc chắn an toàn cho khoản đầu tư và có thể thu hồi vốn nhanh chóng phục vụ cho hoạt động của công ty.