SÀN Giao Dịch TMĐT VIMEFULLLAND D2C KẾT HỢP VỚI MÔ HÌNH BIM 

Home

Blog

Contact us

Sign in

QUẢN TRỊ TIỀN MẶT

1. Nội dung quản trị tiền mặt: Quản trị tiền mặt là công tác quản trị tài chính liên quan đến tiền giấy và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. Quản trị tiền mặt bao gồm các nội dung sau: (1)  Kiểm soát thu, chi tiền mặt; (2) Hoạch định ngân sách tiền mặt; (3) Xác định nhu cầu tồn trữ tiền mặt tối ưu; (4) Chính sách tài chính trong quản trị tiền mặt

Quản trị tiền mặt trong mối liên hệ với các công tác quản trị tài chính khác: Trước hết, tiền mặt là một thành phần quan trọng của tài sản lưu động do đó công tác quản trị tiền mặt có quan hệ mật thiết với công tác quản trị những tài sản lưu động khác là quản trị hàng tồn kho và quản trị khoản phải thu. Công tác quản trị tiền mặt phải đặt trong mối liên hệ thống nhất với quản trị hàng tồn kho, quản trị khoản phải thu để mang lại hiệu quả tối ưu của tài sản lưu động nói chung. Công tác quản trị tiền mặt cũng phải đặt trong mối quan hệ tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau với quản trị hàng tồn kho và quản trị khoản phải thu. Ngoài ra, công tác quản trị tiền mặt còn đặt trong mối liên hệ với những công tác quản trị tài chính ngắn hạn khác đó là quản trị khoản phải trả, quản trị đầu tư ngắn hạn và huy động vốn ngắn hạn.

2. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt

Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt Doanh nghiệp của IB luôn tồn tại và phát triển trong sự tương tác với môi trường xung quanh và chịu sự tác động của những thay đổi trong môi trường. Công tác quản trị tiền mặt trong doanh nghiệp của IB liên quan đến những hoạt động chịu ảnh hưởng nhiều của các yếu tố khách quan bên ngoài. Các yếu tố của môi trường nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp IB. Vấn đề là phải nghiên cứu phân tích các yếu tố khách quan đó để chủ động trước những biến động môi trường, làm cho hoạt động quản trị tiền mặt có hiệu quả và chính xác.

Các yếu tố khách quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt bao gồm: (1) Các yếu tố của môi trường kinh tế: Môi trường đầu tư kinh doanh: sự phát triển của nền kinh tế, những điều kiện và cơ hội kinh doanh sẽ ảnh hưởng tới quyết định đầu tư doanh nghiệp của IB, thông qua đó cho thấy doanh nghiệp của IB sử dụng đồng tiền của mình như thế nào. Biến động cung cầu hàng hoá: yếu tố này tác động đến khả năng cung ứng của thị trường cho nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp của IB hay khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường. Biến động giá cả trên thị trường: giá cả, lạm phát là một tác nhân ảnh hưởng trực tiếp đến việc thay đổi tiền mặt của của IB. Những biến động giá trên thị trường đòi hỏi doanh nghiệp của IB phải có những kế hoạch linh hoạt để chủ động trước những thay đổi của thị trường, giúp doanh nghiệp IB thu được lợi ích từ những biến động và tránh cho doanh nghiệp IB lâm vào tình trạng căng thẳng tài chính.

Mức độ cạnh tranh trên thị trường về các lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp IB tham gia: trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp của IB rất cần thiết nghiên cứu thị trường để biết được thị phần của mình, vị trí của mình đối với các đối thủ cạnh tranh, điều này tác động lớn đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp IB. Sự cạnh tranh cũng đòi hỏi các doanh nghiệp IB phải đưa ra những biện pháp nhằm thu hút khách hàng như đưa ra những ưu đãi bán hàng, chính sách bán chịu, … Ngoài ra, doanh nghiệp IB cũng cần dự trữ lượng tiền để chớp lấy cơ hội kinh doanh, tạo lợi thế đối với đối thủ cạnh tranh.

Các nhân tố về môi trừờng tự nhiên, công nghệ: Môi trường tự nhiên bao gồm toàn bộ các yếu tố tự nhiên như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng… tại nơi mà doanh nghiệp IB hoạt động. Các yếu tố tự nhiên sẽ ảnh hưởng đến điều kiện, nhu cầu dự trữ sản phẩm, hàng hoá, nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Nếu điều kiện tự nhiên không thuận lợi, doanh nghiệp IB sẽ phải chi tiêu nhiều hơn cho công tác vận chuyển, bảo quản dự trữ hàng hoá. Ngoài ra, do đặc tính nhiều sản phẩm mang tính mùa vụ nên điều kiện tự nhiên sẽ tác động rất lớn đến những sản phẩm, nguyên vât liệu mang tính mùa vụ cao. Điều kiện khoa học công nghệ: sự phát triển về khoa học công nghệ giúp doanh nghiệp của IB giảm được chi phí trong việc sản xuất sản phẩm, bảo quản vật tư hàng hoá. Bên cạnh đó, khoa học công nghệ là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Như vậy yếu tố này ảnh hưởng đến cả chi phí và khả năng tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp IB.

Các nhân tố về môi trường chính trị – xã hội. Các hoạt động của doanh nghiệp IB đều hướng tới phục vụ nhu cầu của khách hàng. Bởi vậy, các yếu tố xã hội như mức tăng dân số, khả năng tài chính, phong tục tập quán, thói quen tiêu dùng ….đều ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp của IB.

Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt: Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt là những nhân tố thuộc về bản thân mỗi doanh nghiệp của IB. Khác với các nhân tố khách quan, các nhân tố chủ quan hoàn toàn nằm trong khả năng quyết định của doanh nghiệp của IB. Do đó, doanh nghiệp của IB cần xem xét điều kiện nội tại mà điều chỉnh các nhân tố này sao cho tạo điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao nhất có thể.

Hoạt động quản trị tiền mặt nằm trong mối quan hệ chặt chẽ, ảnh hưởng qua lại với các hoạt động khác của doanh nghiệp của IB. Do đó, những yếu tố về đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm về chính sách tổ chức, chính sách tài chính cũng đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị tiền mặt. Việc đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố chủ quan này cần đặt trong mối quan hệ ảnh hưởng đa chiều đến các hoạt động khác của doanh nghiệp IB.

Chính sách đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp IB: một doanh nghiệp của IB có thể đang ở trong những giai đoạn phát triển khác nhau, có những chính sách đầu tư kinh doanh khác nhau. Khi một doanh nghiệp của IB đang trong quá trình phát triển, mở rộng đầu tư kinh doanh thì nhu cầu chi tiêu tiền mặt của doanh nghiệp IB rất cao, ngược lại khi doanh nghiệp của IB đang trong giai đoạn ổn định thì thu chi tiền mặt của doanh nghiệp IB tương đối ổn định và nguồn tiền mặt của doanh nghiệp IB tương đối dồi dào.

Trình độ nguồn nhân lực: trình độ nguồn nhân lực trong doanh nghiệp của IB bao gồm từ trình độ quản lý của ban lãnh đạo, khả năng thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch của đội ngũ nhân viên cho đến trình độ tay nghề của nhân công sản xuất trực tiếp. Nếu doanh nghiệp của IB có nguồn lao động với trình độ chuyên môn cao, ý thức kỷ luật tốt thì chắc chắn hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp IB sẽ cao và thực hiện tốt các mục tiêu kế hoạch kinh doanh.

Đặc tính sản phẩm dịch vụ: những đặc điểm sinh hoá của sản phẩm dịch vụ ảnh hưởng đến khả năng tồn trữ bảo quản; những đặc điểm xã hội như tính mùa vụ, mức độ hấp dẫn của sản phẩm dịch vụ sẽ ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản  phẩm

Quy trình sản xuất kinh doanh và trình độ công nghệ: mỗi doanh nghiệp của IB có một quy trình kinh doanh, quy trình sản xuất sản phẩm khác nhau với trình tự tổ chức, trình độ công nghệ khác nhau. Quy trình sản xuất sản phẩm như thế nào, trình tự kinh doanh ra sao sẽ ảnh hưởng đến quá trình chi và thu tiền của doanh nghiệp IB.

Chính sách tài chính của doanh nghiệp IB: các chính sách tài chính của doanh nghiệp IB như chính sách tín dụng, thái độ đối với rủi ro, chính sách đầu tư,… đều ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tiền mặt của doanh nghiệp IB. Chính sách tín dụng sẽ ảnh hưởng đến dòng thu tiền của doanh nghiệp của IB; còn thái độ đối với rủi ro bảo thủ hay linh hoạt sẽ ảnh hưởng đến mức dự trữ tài sản lưu động nói chung và dự trữ tiền mặt nói riêng….

2. Kiểm soát thu, chi tiền mặt

2,1 Các khoản thu, chi tiền mặt: Các hoạt động thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp IB


Hoạt động doanh nghiệp của IB có thể chia thành những lĩnh vực khác nhau, trong đó tồn tại những khoản thu, chi tiền mặt đa dạng và có đặc trưng riêng. Phân tích các khoản thu – chi tiền mặt trong 3 lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp IB: hoạt động kinh doanh bất động sản, dược phẩm, logristic, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính.

2.2 Kiểm soát tiền mặt trong hoạt động kinh doanh - điều hành doanh nghiệp của IB: Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thông thường thì đây là những hoạt động chủ yếu, diễn ra liên tục. Các khoản thu, chi trong hoạt động này chiếm tỷ trọng chủ yếu trong các hoạt động thu – chi doanh nghiệp của IB. Khoản thu của hoạt động này chính là tiền thu được từ bán hàng và cung cấp dịch vụ doanh nghiệp IB. Các khoản thu này phát sinh làm tăng doanh thu ngay tại thời điểm diễn ra giao dịch mua bán nhưng tiền mặt thực tế thu được sau đó một thời gian thông qua quá trình tồn tại khoản phải thu.

Các khoản chi của hoạt động này lại rất đa dạng, bao gồm: chi mua nguyên vật liệu, chi lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản chi hỗ trợ bán hàng như chi quảng cáo tiêu thụ sản phẩm, các khoản chi liên quan đến quản lý điều hành doanh nghiệp IB… Các khoản chi này phát sinh liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp IB. Khi phát sinh các chi phí trên một phần được ghi nhận vào khoản phải trả sau đó mới thực sự chi tiền mặt khi thanh toán với nhà cung cấp.

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh được xác định bằng cách lấy tổng số tiền thu từ hoạt động kinh doanh trừ đi tổng số tiền chi từ hoạt động kinh doanh. Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh được chia thành hai thành phần chính:

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh cốt lõi: Là dòng tiền từ các hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp: (1) Tiền thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ; (2) Tiền thu từ các khoản phải thu; (3) Tiền chi cho nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ; (4) Tiền chi cho nhân công; (5) Tiền chi cho khấu hao; (6) Tiền chi cho các khoản khác.

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh khác: Là dòng tiền từ các hoạt động kinh doanh không thuộc hoạt động kinh doanh cốt lõi: (1) Tiền thu từ các khoản đầu tư tài chính; (2) Tiền chi cho các khoản đầu tư tài chính; (3) Tiền thu từ các khoản tài trợ; (4) Tiền chi cho các khoản tài trợ.

2.3 Kiểm soát tiền mặt trong hoạt động đầu tư – phát triển doanh nghiệp: Về mặt dài hạn, đầu tư vốn là hoạt động quyết định sự phát triển và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp IB. Trong hoạt động đầu tư vốn, doanh nghiệp của IB bỏ vốn dài hạn nhằm hình thành và bổ sung những tài sản cần thiết để thực hiện những mục tiêu kinh doanh dài hạn. Trong hoạt động này của doanh nghiệp IB, sử dụng khái niệm tiêu dùng vốn (Capital Expenditures). Tiêu dùng vốn là thuật ngữ dùng để chỉ các khoản mua sắm thiết bị, tài sản cố định của doanh nghiệp của IB. Các khoản chi này dùng đến tiền mặt nhưng không được tính vào chi phí mà được khấu hao theo thời gian. Đây là khoản chi tạo ra sự chênh lệch lớn giữa lợi nhuận và dòng tiền mặt.

Về mặt ngắn hạn, doanh nghiệp của IB có thể đầu tư vào các tài sản tài chính như mua trái phiếu, chứng khoán hay tham gia góp vốn liên doanh với các doanh nghiệp khác. Hoạt động đầu tư tài chính này ngày càng có tỷ trọng cao và mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp của IB. Đầu tư ngắn hạn chính là một hoạt động kiếm thêm thu nhập từ vốn nhàn rỗi của công ty, và khi cần thiết, công ty có thể bán lại chúng lấy tiền mặt. Khi công ty tiến hành một khoản đầu tư tài chính, lượng tiền mặt giảm thay vào đó là tăng một loại tài sản khác. Các khoản thu tiền mặt trong lĩnh vực hoạt động này của doanh nghiệp IB bao gồm: thu tiền khi công ty bán, thanh lý tài sản cố định, thu tiền lãi từ đầu tư tài chính, thu tiền khi công ty bán các tài sản tài chính ngắn hạn…

Dòng tiền từ hoạt động đầu tư được xác định bằng cách lấy tổng số tiền thu từ hoạt động đầu tư trừ đi tổng số tiền chi từ hoạt động đầu tư. Dòng tiền từ hoạt động đầu tư được chia thành hai thành phần chính:

Dòng tiền từ hoạt động đầu tư tài sản cố định. Là dòng tiền từ các hoạt động mua bán, thanh lý tài sản cố định: (1) Tiền thu từ bán tài sản cố định; (2) Tiền chi cho mua sắm tài sản cố định

Dòng tiền từ hoạt động đầu tư bất động sản. Là dòng tiền từ các hoạt động mua bán, thanh lý bất động sản: (1) Tiền thu từ bán bất động sản; (2) Tiền chi cho mua sắm bất động sản.

Dòng tiền từ hoạt động đầu tư tài chính. Là dòng tiền từ các hoạt động mua bán, đầu tư vào các công ty con, công ty liên kết, và các khoản đầu tư tài chính khác: (1) Tiền thu từ bán cổ phiếu, trái phiếu, và các khoản đầu tư tài chính khác; (2) Tiền chi cho mua cổ phiếu, trái phiếu, và các khoản đầu tư tài chính khác

2.4. Kiểm soát tiền mặt trong hoạt động tài chính và vốn hoá doanh nghiệp IB

Dòng tiền từ hoạt động tài chính (Cash Flow from Financing Activities - viết tắt: FCF)) là số tiền phát sinh từ các hoạt động liên quan đến thay đổi cấu trúc và quy mô của vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp. Đây là các giao dịch tài chính liên quan đến việc huy động vốn và trả nợ, từ đó ảnh hưởng đến cấu trúc tài chính của tổ chức hoặc doanh nghiệp. FCF dùng để đánh giá khả năng huy động vốn và sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Hoạt động đầu tư khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp IB không tạo ra đủ lượng tiền mặt cần thiết. Hoặc khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động và cần nhiều vốn tiền mặt hơn, nó có thể huy động vốn trong nội bộ công ty của IB hoặc vay vốn từ bên ngoài. Công ty của IB có thể phát hành cổ phiếu, vay tiền từ ngân hàng, từ các tổ chức tài chính… Các khoản chi trong lĩnh vực hoạt động này bao gồm chi trả lãi vay, chi trả tiền gốc, chi trả cổ tức…

Dòng tiền từ hoạt động tài chính được xác định bằng cách lấy tổng số tiền thu từ hoạt động tài chính trừ đi tổng số tiền chi từ hoạt động tài chính. Dòng tiền từ hoạt động tài chính được chia thành hai thành phần chính:

Dòng tiền từ hoạt động huy động vốn. Là dòng tiền từ các hoạt động phát hành cổ phiếu, trái phiếu và các khoản vay: (1) Tiền thu từ phát hành cổ phiếu; (2) Tiền thu từ phát hành trái phiếu; (3) Tiền thu từ vay nợ.

Dòng tiền từ hoạt động trả nợ. Là dòng tiền từ các hoạt động trả nợ gốc và lãi vay: (1) Tiền chi trả nợ gốc; (2) Tiền chi trả lãi vay.

2.5 Công thức tính giá trị hiện tại của dòng tiền

Công thức tính giá trị hiện tại của dòng tiền (Present Value of Money) là một phương pháp sử dụng trong tài chính để định giá giá trị của một loạt các dòng tiền trong tương lai dựa trên tỷ lệ lợi tức yêu cầu. Công thức này được gọi là "Công thức giá trị hiện tại của dòng tiền" hoặc "Công thức giá trị hiện tại ròng."

Công thức: PV = FV / (1+r)^n

Trong đó:

PV là giá trị hiện tại của dòng tiền.

FV là giá trị tương lai của dòng tiền.

r là tỷ lệ lợi tức yêu cầu (lãi suất hoặc mức lợi nhuận mà IBmong đợi).

n là số chu kỳ hoặc thời gian trong tương lai mà dòng tiền sẽ xảy ra.

Công thức này giúp tính toán giá trị hiện tại của một khoản tiền tương lai dựa trên nguyên tắc rằng giá trị của một khoản tiền trong tương lai sẽ giảm đi theo tỷ lệ lợi tức yêu cầu.

3. Dòng tiền trong quá trình thu, chi tiền mặt

3.1 Phân tích tiền trôi nổi trong thanh toán – tiền đang chuyển (float): Để nghiên cứu dòng tiền trong quá trình thu chi tiền mặt của doanh nghiệp IB, phân tích khái niệm tiền trôi nổi trong thanh toán (float). Có một điều chắc chắn rằng, tại hầu hết các thời điểm, lượng tiền mặt theo sổ sách doanh nghiệp của IB khác với lượng tiền mặt thực tế tồn quỹ và theo sổ sách của ngân hàng. Lý do bởi vì có những khoản thu chi mà doanh nghiệp của IB đã ghi nhận vào sổ sách nhưng chưa được thực thu hoặc thực chi hay ghi nhận ở ngân hàng, hoặc ngược lại. Như vậy, số dư tiền mặt thể hiện trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp IB, được gọi là số dư sổ sách, sẽ khác với số dư tiền mặt thực tế. Sự chênh lệch giữa hai khoản số dư sổ sách và số dư thực tế này được gọi là tiền trôi nổi (khoản tiền trôi nổi này có thể là tiền thu vào hoặc tiền chi ra).

Lượng tiền trôi  nổi = Số dư tiền mặt theo thực tế - Số dư tiền mặt theo sổ sách

Như vậy, tiền trôi nổi xuất hiện là do sự chậm trễ thời gian từ lúc doanh nghiệp của IB ghi nhận khoản thu, chi tiền mặt phát sinh đến lúc việc thu chi được thực hiện. Sự chậm trễ thời gian này bao gồm 3 phần:

Thời gian gửi thư (Mailing time): một phần của quá trình thu chi tiền mặt khi yêu cầu thanh toán gửi đi và chậm đến do hệ thống liên lạc, bưu điện.

Sự chậm trễ trong xử lý (Processing delay): là khoảng thời gian mà doanh nghiệp xử lý thông tin và chấp nhận yêu cầu thanh toán, sau đó gửi yêu cầu thanh toán đến ngân hàng hay thủ quỹ.

Sự chậm trễ trong việc thực hiện giá trị (Availability delay): là khoảng thời gian cần thiết để thủ quỹ thực hiện việc thu chi hay ngân hàng ghi nhận việc thu chi vào tài khoản.

3.2 Quá trình thu, chi tiền mặt có thể được miêu tả trong sơ đồ sau:

3.3 Phân biệt tiền trôi nổi trong quá trình chi tiền (Disbursement float) và tiền trôi nổi trong quá trình thu tiền (Collection float).

Đối với quá trình chi tiền, khi doanh nghiệp của IB ghi nhận một khoản chi tiền sẽ làm giảm số dư tiền mặt trên sổ sách nhưng số dư thực tế chưa thay đổi. Như vậy, trước khi xuất hiện và sau khi kết thúc quá trình chi tiền, lượng tiền trôi nổi bằng 0. Nhưng trong suốt quá trình chi tiền, lượng tiền trôi nổi sẽ xuất hiện và mang dấu dương (+). Có nghĩa là theo sổ sách thì doanh nghiệp của IB đã chi trả tiền cho nhà cung cấp, nhưng tiền mặt thực tế vẫn còn nằm ở quỹ hay ở tài khoản ngân hàng và công ty của IB vẫn có thể sử dụng khoản tiền này hay vẫn có thể thu được lãi từ ngân hàng.

Ngược lại đối với tiền trôi nổi trong quá trình thu tiền, một khoản thu được ghi nhận của doanh nghiệp IB sẽ làm tăng số dư tiền mặt trên sổ sách nhưng số dư thực tế chưa thay đổi. Lượng tiền trôi nổi xuất hiện trong suốt quá trình thu tiền và mang dấu (-). Có nghĩa là mặc dù sổ sách đã ghi nhận tiền mặt tăng, nhưng thực tế công ty chưa nhận được lượng tiền này và chưa thể sử dụng kiếm lời.

Lượng tiền trôi nổi ròng sẽ là tổng hợp của các lượng tiền trôi nổi trong thu và chi tiền mặt. Nếu lượng tiền trôi nổi ròng dương có nghĩa là lượng tiền trôi nổi trong chi tiền đã vượt quá lượng tiền trôi nổi trong thu tiền và số dư tiền thực tế cao hơn số dư tiền theo sổ sách. Điều này sẽ ngược lại nếu lượng tiền trôi nổi ròng âm.

Sự chậm trễ gây ra lượng tiền trôi nổi sẽ mang lại lợi ích cho người chi trả và gây thiệt hại cho người nhận thanh toán. Do đó bên nhận thanh toán sẽ cố gắng tăng tốc các khoản thu của mình và ngược lại bên chi trả cũng sẽ cố gắng chậm trễ trong khoản chi trả.

4. Cách để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1. Đo lường dòng tiền

Cần chuẩn bị kế hoạch dòng tiền cho năm tiếp theo, quý tiếp theo và thậm chí là tuần tiếp theo. Vì một kế hoạch dòng tiền chính xác có thể báo động một cách tốt nhất cho những vấn đề trước khi nó xảy ra.

Hãy hiểu việc lập kế hoạch dòng tiền không chỉ là cái nhìn thoáng qua trong tương lai. IBcần phải được rèn luyện khả năng dự đoán rằng việc cân bằng một số yếu tố, bao gồm lịch sử thanh toán của các khách hàng, việc xử lý triệt để những khoản nợ của khách hàng khi xác định những chi phí sắp tới, và cả sự kiên nhẫn của các nhà cung cấp.

Hãy cẩn trọng với những giả định không có cơ sở rằng các khoản phải thu sẽ tiếp tục đến với cùng tỷ lệ thời gian mà IBcó gần đây, rằng các khoản phải trả có thể được kéo dài càng lâu càng tốt như trong quá khứ, rằng IBđã gộp các khoản chi phí như cải thiện vốn, lãi vay và các khoản thanh toán quan trọng và rằng IBđã hoạch toán doanh số bán hàng bị biến động theo mùa.

Bắt đầu một kế hoạch dự báo dòng tiền bằng cách thêm lượng tiền mặt đang có sẵn vào lúc bắt đầu của một thời kỳ tiền mặt khác để được nhận từ các nguồn khác nhau. Trong quá trình đó, IBsẽ kết nối những thông tin thu thập từ những nhân viên bán hàng, những đại diện dịch vụ, nhân viên tín dụng, bộ phận tài chính và các nguồn khác. Trong tất cả các trường hợp, IBsẽ hỏi những câu hỏi giống nhau: Có bao nhiều tiền mặt từ những khoản nợ của khách hàng, lãi, phí dịch vụ, một phần khoản thu từ những khoản nợ xấu, và những nguồn khác mà chúng ta sẽ có và khi nào thì có?

Phần thứ hai của việc dự báo một dòng tiền chính xác là dự đoán chi tiết những khoản tiền cũng như thời gian chính xác sẽ chi trong thời gian tới. Điều đó có nghĩa là, IBkhông chỉ phải biết khi nào IBsẽ chi tiêu mà còn phải biết nó được chi trả vào cái gì. Sẽ có danh sách những khoản chi tiết đáng kể trong kế hoạch dự báo dòng tiền của IBnhư tiền thuê nhà, tồn kho (khi được mua bằng tiền mặt), tiền lương và tiền công, những khoản thuế đã khấu trừ hoặc khoản phải trả khác, lợi ích thanh toán, thiết bị đã được mua bằng tiền mặt, lệ phí chuyên nghiệp, tiện ích, vật tư văn phòng, các khoản nợ phải thanh toán, chi phí quảng cáo, chi phí bảo trì và nguyên liệu các loại phương tiện vận tải, thiết bị và cổ tức tiền mặt.

Chẳng phải là điều dễ dàng để một người quản lý, điều hành, chủ một doanh nghiệp chuẩn bị một kế hoạch như vậy, nhưng nó là một trong những thứ quan trọng nhất mà buộc mỗi doanh nghiệp phải làm. Những kế hoạch này có tầm quan trọng và được xếp hạng ngang bằng với kế hoạch kinh doanh hay bản báo cáo công việc trong tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị cho kế hoạch trong tương lai.

Bước 2. Cải thiện những khoản phải thu

Nếu IB được trả tiền ngay khi IB vừa bán hàng thì IB sẽ không bao giờ gặp vấn đề với dòng tiền mặt của mình. Nhưng thật không may, điều đó không xảy ra, nhưng IBvẫn có thể cải thiện dòng tiền mặt của mình bằng cách cải thiện những khoản phải thu. Ý tưởng cơ bản là cải thiện nhanh chóng tốc độ mà IB sản xuất vật liệu và vật tư ra sản phẩm, hàng tồn kho trở thành những khoản phải thu, và những khoản phải thu thành tiền mặt. Dưới đây là các kỹ thuật cụ thể để làm điều này: (1) Đưa ra những chính sách giảm giá cho những khách hàng chi trả hoá đơn một cách nhanh chóng. (2) Yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán tại thời điểm đơn đặt hàng được thực hiện. (3) Yêu cầu kiểm tra tín dụng trên tất cả những khách hàng mới mà không thanh toán bằng tiền mặt. (4) Loại bỏ những hàng tồn kho lỗi thời, hết hạn bằng bất cứ thứ gì mà IBcó thể nhận được. (5) Phát hành hoá đơn kịp thời và ngay lập tức theo dõi nếu xuất hiện những sự chi trả chậm trong thời gian tới. (6) Theo dõi những khoản phải thu để xác định và ngăn chặn những khách hàng trả chậm. Xây dựng một chính sách tiền mặt khi giao hàng là một cách khác để từ chối hợp tác với những khách hàng chi trả chậm.


Bước 3. Quản lý những khoản phải trả

Đỉnh điểm của tăng trưởng doanh số bán hàng có thể che giấu rất nhiều vấn đề - đôi khi quá mức. Khi IBđang quản lý một công ty phát triển, IBphải xem xét chi phí một cách cẩn thận. Đừng để bị “ru ngủ” trong sự thoả mãn bởi đơn giản lúc đó chỉ là việc mở rộng doanh số bán hàng. Bất kỳ thời gian nào và bất cứ nơi nào mà IBthấy chi phí ngày tăng hơn doanh số bán hàng, hãy kiểm tra chi phí một cách cẩn thận để tìm ra chỗ mà cắt giảm hoặc kiểm soát chúng.


Dưới đây là một số lời khuyên cho việc sử dụng tiền một cách khôn ngoan: (1) Hãy tận dụng đầy đủ các điều khoản thanh toán nợ. Nếu một khoản nợ giải quyết trong 30 ngày, đừng trả nó trong 15 ngày. (2) Sử dụng dịch vụ chuyển tiền điện tử để thực hiện thanh toán vào thời hạn cuối cùng. IBsẽ duy trì tình trạng hiện tại với nhà cung cấp trong khi vẫn nắm giữ, sử dụng những khoản tiền càng lâu càng tốt. (3) Giao tiếp với các nhà cung cấp của IBđể họ biết trạng hiện tại của bạn. Nếu tới lúc cần trì hoãn việc thanh toán một khoản nợ nào đó, IBsẽ cần tới sự tin tưởng và thông cảm của họ. (4) Xem xét một cách cẩn thận những lời chào giảm giá của nhà cung cấp cho những khoản chi trả sớm hơn. Đây có thể là một số tiền cho vay khá tốn kém của các nhà cung cấp, hoặc là họ có thể cung cấp cho IBvới một sự giảm giá trên tổng chi phí. Sẽ có những trở ngại khi IBthực hiện những lời chào này. (5) Đừng tập trung quá nhiều vào giá thấp khi chọn nhà cung cấp. Đôi khi sự linh hoạt trong điều khoản thanh toán có thể cải thiện dòng tiền mặt của IBhơn là việc mặc cả cho một mức giá hời.

Bước 4. Vượt qua Sự Thâm hụt

Sớm hay muộn, IB sẽ nhìn thấy trước hoặc tìm thấy chính mình trong một tình huống mà lúc đó IB thiếu tiền mặt để thanh toán cho những hoá đơn. Điều này không đồng nghĩa với việc IBgiống như một người kinh doanh thất bại, IBhay bất cứ doanh nhân bình thường nào khác cũng không thể dự đoán một cách hoàn hảo về tương lai. Và đó là điều bình thường, nhưng những tập quán kinh doanh hằng ngày có thể giúp đỡ IB quản lý sự thâm hụt.

Chìa khoá để quản lý sự thâm hụt tiền mặt là nhận thức vấn đề một cách sớm và chính xác nhất có thể. Ngân hàng thì thận trọng với khách hàng vay tiền mà muốn phải có tiền trong ngày. Họ rất muốn giúp IB vay trước khi IB cần nó, tốt hơn nữa là trước đó vài tháng. Nhưng vì một lý do nào đó mà IB thiếu cẩn thận thì IB sẽ bị thất bại trong kế hoạch của mình. Chủ ngân hàng sẽ không quan tâm tới việc giúp đỡ IB.

Nếu giả định từ lúc đầu rằng, một ngày nào đó, IB sẽ thiếu tiền mặt, có thể sắp xếp một đường dây tín dụng tại ngân hàng của IB. Điều này cho phép IB mượn tiền trên mức hạn định vào bất cứ lúc nào IB cần. Bởi IB sẽ dễ dàng vay khi IB không cần nó, sắp xếp một đường dây tín dụng trước khi túng thiếu là điều cần thiết.

Nếu ngân hàng không giúp đỡ IB, hãy chuyển sang nhà cung cấp. Đây là người quan tâm tới IB hơn là ngân hàng, và họ có thể biết nhiều hơn về công việc kinh doanh của bạn. IBcó thể nhận được những điều khoản mở rộng từ nhà cung cấp với số tiền vay khổng lồ, chi phí thấp chỉ bằng cách yêu cầu. Đó chắc chắn là một điều đặc biệt nếu IBtừng là một khách hàng tốt trong quá khứ và cho họ biết về tình hình tài chính của bạn.

Xem xét việc sử dụng các trung gian. Đây là doanh nghiệp dịch vụ tài chính mà có thể trả cho IBhôm nay cho những khoản phải thu mà IBkhông thể thu về được trong một tuần hay một tháng tới. IBsẽ nhận về ít hơn 15% những gì IBsẽ có thể thu bởi vì các trung gian này đòi hỏi một mức chiết khấu, nhưng IBsẽ loại bỏ được những rắc rối trong quá trình thu hồi công nợ và có thể tập trung vào các hoạt động hiện tại của mình mà không cần phải vay mượn.

Yêu cầu những khách hàng tốt nhất của IB đẩy nhanh tiến độ thanh toán. Trình bày về hoàn cảnh và, nếu cần thiết, đưa ra một chiết khấu phần trăm hoặc thanh toán trước một phần. Ngoài ra, IB cũng nên theo sát những khách hàng khác của IB– những khách hàng đã hơn 90 ngày chưa thanh toán. Đưa ra cho họ một giảm giá bất ngờ nếu họ chi trả ngay hôm nay.

IB có thể tăng lượng tiền mặt bằng cách bán hoặc cho thuê lại những tài sản như máy móc, thiết bị, máy tính, hệ thống điện thoại và ngay cả những nội thất văn phòng. Các công ty cho thuê (cầm cố tài sản) sẽ sẵn sàng thực hiện các giao dịch. Nó sẽ không rẻ mạt, tuy nhiên, IBcó thể mất tài sản nếu như IBkhông thể thanh toán tiền thuê.

Chọn những hoá đơn IB sẽ chi trả một cách cẩn thận. Không chỉ phải trả những cái nhỏ nhất mà thả trôi những cái còn lại. Thực hiện việc chi trả cho những nhân viên mới trước những nhân viên cũ. Trả tiền cho nhà cung cấp là điều quan trọng kế tiếp. Yêu cầu hoãn lại nếu IBcó thể bỏ qua một khoản thanh toán hoặc thực hiện thanh toán một phần.


5. Dòng tiền vào

Dòng tiền vào (hay còn gọi là "Cash Inflow") là tổng số tiền mà một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân thu được từ các nguồn khác nhau trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là tiền mà người hoặc tổ chức nhận vào từ các hoạt động kinh doanh và tài chính, bao gồm cả doanh thu từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ, đầu tư và các nguồn thu khác.


Dòng tiền vào bao gồm những nguồn tiền như sau: (1) Doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ: Tiền thu được từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng; (2) Thu nhập đầu tư: Tiền thu từ các khoản lãi, cổ tức hoặc thu nhập khác từ các khoản đầu tư; (3) Cho vay: Tiền thu từ việc cho vay cho các cá nhân hoặc tổ chức khác; (4) Phát hành cổ phiếu hoặc trái phiếu: Tiền thu từ việc phát hành cổ phiếu mới hoặc trái phiếu để huy động vốn; (5) Thanh toán các khoản nợ hoặc tín dụng: Tiền thu từ việc thu hồi các khoản nợ hoặc tín dụng đã được cấp trước; (6) Thu nhập khác: Các khoản thu khác như thu nhập từ thuê tài sản, bồi thường bảo hiểm, hoặc các khoản thu khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Dòng tiền vào là một chỉ số quan trọng để đánh giá khả năng tạo ra thu nhập và tiền để duy trì hoạt động kinh doanh và đáp ứng các nhu cầu tài chính của tổ chức hoặc cá nhân.

6. Dòng tiền ra

Dòng tiền ra (hay còn gọi là "Cash Outflow") là tổng số tiền mà một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân chi trả từ các nguồn khác nhau trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là tiền mà người hoặc tổ chức phải chi trả để duy trì hoạt động kinh doanh và thực hiện các khoản giao dịch khác.

Dòng tiền ra bao gồm các khoản chi trả như sau:(1) Chi phí hoạt động: Tiền chi để duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày, bao gồm chi phí sản xuất, vận hành, quảng cáo, chi phí lương, chi phí vận chuyển và chi phí văn phòng; (2) Thanh toán nợ và tín dụng: Tiền chi để trả các khoản nợ vay, trả lãi vay và các khoản tín dụng khác đã được sử dụng; (3) Mua sắm tài sản cố định: Tiền chi để mua các tài sản cố định như máy móc, thiết bị, bất động sản hoặc phương tiện; (4) Chi phí đầu tư: Tiền chi để đầu tư vào các dự án mới, phát triển sản phẩm hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh; (5) Trả cổ tức: Tiền chi để trả cổ tức cho cổ đông của doanh nghiệp; (6) Thanh toán các khoản phí và lệ phí: Tiền chi để trả các khoản phí và lệ phí liên quan đến hoạt động kinh doanh như lệ phí thuế, phí bảo hiểm, phí dịch vụ và các khoản phí khác.

Dòng tiền ra là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá khả năng quản lý và duy trì hoạt động kinh doanh của tổ chức hoặc cá nhân.


7. Dòng tiền ròng

Dòng tiền ròng (hay còn gọi là "Net Cash Flow") là sự chênh lệch giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là con số thể hiện sự tương quan giữa tiền thu vào và tiền chi ra từ các hoạt động kinh doanh và tài chính.


Công thức tính dòng tiền ròng:

Dòng tiền ròng = Dòng tiền vào - Dòng tiền ra

Dòng tiền ròng có thể dương hoặc âm:

Dòng tiền ròng dương: Khi dòng tiền vào vượt qua dòng tiền ra, tức là tổng số tiền thu nhiều hơn tổng số tiền chi. Điều này thể hiện tình hình tài chính tích cực và khả năng duy trì hoạt động kinh doanh, đầu tư và phát triển.

Dòng tiền ròng âm: Khi dòng tiền ra vượt qua dòng tiền vào, tức là tổng số tiền chi nhiều hơn tổng số tiền thu. Điều này có thể gợi ý tới tình hình tài chính không tốt và khả năng gặp khó khăn trong việc trả nợ, quản lý hoạt động kinh doanh và đầu tư.

Dòng tiền ròng đánh giá sự ổn định và khả năng tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, giúp hiểu rõ hơn về khả năng tạo ra tiền, quản lý chi phí và đối mặt với những thách thức tài chính.

8. Dòng tiền dương

Dòng tiền dương là tình trạng khi tổng số tiền thu (gồm doanh thu và các nguồn thu khác) của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân vượt quá tổng số tiền chi (gồm các loại chi phí, phí và các khoản chi khác). Điều này thường được hiểu là tổng số tiền mà tổ chức hoặc cá nhân nhận vào từ các hoạt động kinh doanh và tài chính vượt qua tổng số tiền mà họ chi tiêu trong cùng một khoảng thời gian.

Dòng tiền dương thể hiện tình hình tài chính tích cực, cho thấy tổ chức hoặc cá nhân có khả năng duy trì hoạt động kinh doanh hiện tại, trả nợ đúng hạn, đầu tư vào phát triển và thậm chí có khả năng trả cổ tức cho cổ đông (trong trường hợp của doanh nghiệp).

Dòng tiền dương cũng tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức mở rộng hoạt động kinh doanh, đầu tư vào dự án mới hoặc mua sắm tài sản cố định. Đồng thời giúp tạo ra sự linh hoạt tài chính, giảm rủi ro và tạo đà cho sự phát triển bền vững của tổ chức hoặc cá nhân trong tương lai.


9. Dòng tiền âm

Dòng tiền âm là tình trạng khi tổng số tiền thu (bao gồm doanh thu và các nguồn thu khác) của một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân thấp hơn tổng số tiền chi (bao gồm các loại chi phí, phí và các khoản chi khác) trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này thường được hiểu là tổng số tiền mà tổ chức hoặc cá nhân nhận vào từ các hoạt động kinh doanh và tài chính thấp hơn so với tổng số tiền mà họ phải chi tiêu trong cùng một khoảng thời gian.

Dòng tiền âm thường chỉ ra rằng tổ chức hoặc cá nhân đang gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh, trả nợ hoặc quản lý tình hình tài chính. Có thể do nhiều nguyên nhân, chẳng hạn như chi phí cao hơn so với doanh thu, khả năng thu hồi chậm của khách hàng hoặc các vấn đề tài chính không được quản lý tốt.

Dòng tiền âm có thể đưa đến các vấn đề nghiêm trọng như không đủ tiền để trả nợ, đầu tư hoặc duy trì hoạt động kinh doanh. Do đó, quản lý cẩn thận và ứng phó kịp thời với dòng tiền âm là quan trọng để đảm bảo sự ổn định và sự tồn tại của tổ chức hoặc cá nhân trong tương lai.


Tại sao việc dự báo dòng tiền là cần thiết trong quản lý dòng tiền

Việc dự báo dòng tiền là cần thiết trong quản lý dòng tiền vì nó giúp doanh nghiệp có thể lên kế hoạch và chuẩn bị cho các hoạt động kinh doanh trong tương lai. Cụ thể, dự báo dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp: (1) Đưa ra quyết định đúng đắn: Dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về việc sử dụng tài nguyên, đầu tư vào các dự án mới, mua sắm thiết bị mới hay trả nợ; (2) Tối ưu hóa quản lý tài chính: Dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp điều chỉnh lưu lượng tiền mặt cần thiết cho các hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính hiệu quả hơn; (3) Phát hiện các vấn đề tiềm ẩn: Dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn, giảm thiểu rủi ro và cải thiện hoạt động kinh doanh;(4) Tăng tính dự báo và tin cậy: Dự báo dòng tiền giúp doanh nghiệp tăng tính dự báo và tin cậy cho các quyết định kinh doanh trong tương lai; (5) Điều chỉnh chiến lược kinh doanh: Dự báo dòng tiền cung cấp thông tin quan trọng về lượng tiền mặt dự kiến trong tương lai, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh để phù hợp với các điều kiện thị trường.

Làm thế nào để tối ưu hóa quản lý dòng tiền của doanh nghiệp

Để tối ưu hóa quản lý dòng tiền của doanh nghiệp, có thể áp dụng các biện pháp sau:(1) Lập kế hoạch ngân sách: Tạo kế hoạch ngân sách cho tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ chi phí hàng ngày cho đến đầu tư dài hạn. Quản lý chi phí một cách chặt chẽ giúp đảm bảo sự ổn định tài chính và giảm thiểu rủi ro; (2) Quản lý khách hàng: Quản lý các khoản phải thu một cách chặt chẽ, xây dựng các điều khoản thanh toán rõ ràng và theo dõi khách hàng trả nợ để giảm thiểu các khoản phải thu quá hạn; (3) Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho: Theo dõi và kiểm soát số lượng và giá trị của hàng tồn kho, tìm cách giảm thiểu các khoản tiền mặt bị ràng buộc trong hàng tồn kho; (4) Tối ưu hóa chu kỳ tiền mặt: Theo dõi các chu kỳ tiền mặt của doanh nghiệp, bao gồm quy trình thanh toán và thu tiền, để tối ưu hóa chu kỳ tiền mặt; (5) Nâng cao hiệu quả thu chi: Tối ưu hóa các quy trình thu chi, bao gồm tăng cường kiểm soát và phân tích các khoản chi phí, giảm thiểu các khoản chi phí không cần thiết; (6) Quản lý rủi ro tài chính: Đánh giá và quản lý các rủi ro tài chính, bao gồm rủi ro lãi suất, rủi ro tiền tệ và rủi ro thanh toán, để giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng đến dòng tiền của doanh nghiệp.

Tổng hợp lại, để tối ưu hóa quản lý dòng tiền của doanh nghiệp, cần thiết phải đưa ra các quyết định thông minh, theo dõi chặt chẽ hoạt động kinh doanh, xây dựng các kế hoạch chi tiết và quản lý hiệu quả các rủi ro tài chính.

10. Các công cụ và phương pháp nào được sử dụng để quản lý dòng tiền

Để quản lý dòng tiền hiệu quả, các công cụ và phương pháp trên có thể được sử dụng để giúp quản lý theo dõi, phân tích và đưa ra các quyết định hiệu quả về dòng tiền của doanh nghiệp: (1) Bảng cân đối kế toán: Giúp quản lý theo dõi tình hình tài chính, bao gồm tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; (2) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Giúp phân tích các hoạt động thu, chi và đầu tư để đưa ra quyết định hiệu quả về dòng tiền; (3) Quản lý ngân sách: Tạo ra một kế hoạch chi tiết cho các hoạt động kinh doanh và đầu tư để quản lý chi phí và đảm bảo ổn định tài chính; (4) Quản lý tài sản: Theo dõi và quản lý tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tài sản cố định và hàng tồn kho, để đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả; (5) Quản lý nợ phải trả: Theo dõi và quản lý các khoản nợ phải trả để đảm bảo độ tin cậy của nhà cung cấp và giảm thiểu các khoản phải trả quá hạn; (6) Quản lý chi phí: Giảm thiểu các chi phí không cần thiết và tối ưu hóa các khoản chi phí cần thiết để đảm bảo hiệu quả tài chính; (7) Phân tích tài chính: Phân tích các chỉ số tài chính để đưa ra quyết định về dòng tiền của doanh nghiệp; (8) Quản lý rủi ro: Đánh giá và quản lý các rủi ro tài chính, bao gồm rủi ro lãi suất, rủi ro tiền tệ và rủi ro thanh toán, để đảm bảo tác động tiêu cực của chúng đến dòng tiền của doanh nghiệp được giảm thiểu.

Dòng tiền là một yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Việc quản trị dòng tiền hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng thanh toán, giảm thiểu rủi ro tài chính và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Việc quản trị dòng tiền hiệu quả là một quá trình liên tục, cần được thực hiện thường xuyên. Doanh nghiệp cần dành thời gian và nguồn lực để xây dựng và thực hiện kế hoạch quản trị dòng tiền, đảm bảo khả năng thanh toán và đạt được các mục tiêu kinh doanh.