VIII. QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN XÂY DỰNG
Quản lý hồ sơ dự án trong lĩnh vực xây dựng đóng vai trò quyết định đối với thành công của mọi dự án. Khi các nhà thầu chuyển từ mô hình quản lý truyền thống sang ứng dụng kỹ thuật số, họ đã khám phá ra nhiều phương tiện quản lý hồ sơ dự án, từ những giải pháp đơn giản đến những hệ thống phức tạp.
Trong xây dựng, quản lý hồ sơ dự án là quá trình chủ đầu tư và đơn vị phát triển dự án sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và truy cập các hợp đồng, giấy phép, báo cáo hàng ngày, bản thiết kế và các loại tài liệu khác cần thiết cho một dự án xây dựng.
Để quản lý hồ sơ dự án xây dựng hiệu quả, người quản lý dự án, giám đốc hay các bên liên quan sẽ cần sử dụng nhiều công cụ và chiến lược khác nhau để duy trì & bảo mật hồ sơ.
1. Quản lý hồ sơ dự án xây dựng
Quản lý hồ sơ dự án xây dựng rất quan trọng vì với một quy trình hiệu quả, các công ty xây dựng có thể nhanh chóng truy cập thông tin giúp họ giám sát chính xác hiệu suất, đưa ra quyết định sáng suốt và bảo vệ mình khỏi các tranh chấp và kiện tụng. Thực hành quản lý tài liệu tốt sẽ giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả.
2. Các loại hồ sơ dự án xây dựng thông dụng
Đề xuất đấu thầu (Bid proposals): Tài liệu chứa thông tin chi tiết về giá và điều kiện mà các nhà thầu đề xuất cho một dự án xây dựng cụ thể. Nó được chuyển giao đến chủ đầu tư để cạnh tranh và lựa chọn nhà thầu phù hợp cho dự án.
Bản vẽ thiết kế (Blueprints): Bản vẽ kỹ thuật chi tiết của dự án xây dựng, mô tả vị trí và chiều cao của các công trình, đặc điểm kỹ thuật, và các thông số khác để hướng dẫn quá trình xây dựng.
Báo cáo hàng ngày (Daily reports): Bản tường trình ghi lại các sự kiện, tiến độ công việc, vấn đề, và các thông tin khác liên quan đến ngày làm việc trong dự án xây dựng.
Theo dõi sản xuất (Production tracking): Quá trình theo dõi và ghi lại thông tin về sản xuất và tiến độ công việc trong dự án xây dựng.
Thẻ giờ làm việc (Time cards): Bảng ghi chép thời gian làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, thường được sử dụng để tính lương và quản lý năng suất lao động.
Giấy phép (Permits): Tài liệu chứng nhận được cấp bởi cơ quan chính phủ hoặc quyền lực có thẩm quyền, cho phép việc thực hiện một loại công việc hoặc dự án xây dựng cụ thể.
Theo dõi vật liệu (Material tracking): Quá trình theo dõi và ghi lại thông tin về vật liệu được sử dụng trong dự án xây dựng.
Danh sách kiểm tra an toàn và chất lượng (Safety and quality checklists): Danh sách kiểm tra chứa các tiêu chí an toàn và chất lượng cần được tuân thủ trong quá trình xây dựng.
Hợp đồng (Contracts): Văn bản chính thức mô tả các điều khoản, điều kiện, và cam kết giữa các bên tham gia trong dự án xây dựng.
Biểu mẫu thay đổi yêu cầu (Change orders): Văn bản chứa các thay đổi, bổ sung, hoặc sửa đổi về yêu cầu của dự án so với ban đầu được thỏa thuận trong hợp đồng.
Quản lý chi phí: Tổng hợp chi tiết về giá trị của các công việc được thực hiện trong dự án, thường được sử dụng để quản lý thanh toán.
Danh sách đăng ký tham dự cuộc họp hộp công cụ (Toolbox talk attendance sheets): Là danh sách đăng ký tham dự cuộc họp an toàn hay hội thảo đào tạo về các công cụ và trang thiết bị an toàn trong quá trình xây dựng.
Các bên liên quan cần sắp xếp các tài nguyên này để họ có thể nhanh chóng tìm thấy các tài liệu cụ thể bất cứ khi nào họ cần xem xét hoặc tham khảo chúng.
2. Những thách thức trong quản lý hồ sơ dự án xây dựng
Quản lý hồ sơ dự án xây dựng không phải là công việc dễ dàng khi màChủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án phải quản lý từ hợp đồng, chi phí, báo cáo tài chính, bản vẽ, thông số kỹ thuật,… tất cả cần được đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch của dự án. Có thể thấy hồ sơ dự án xây dựng đóng vai trò không thể thiếu trong xây dựng. Tuy nhiên, sẽ có nhiều thách thức nảy sinh liên quan đến vấn đề quản lý hồ sơ dự án xây dựng hiệu quả.
Thứ nhất, Khó khăn trong việc quản lý phiên bản cập nhật
Một quy trình hoặc nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự đóng góp của nhiều nhân viên, vì vậy sẽ rất khó khăn cho người quản lý trong việc theo dõi mọi sửa đổi trên một tài liệu trong quá trình làm việc. Do đó, cần có một công cụ đáng tin cậy để theo dõi và quản lý mọi cập nhật trên tài liệu đó.
Hệ thống quản lý hồ sơ dự án củaChủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án phải theo dõi được sự sửa đổi của các phiên bản. Nó sẽ cho phép cộng tác liền mạch, đồng thời cung cấp cho người quản lý chủ động đánh giá và theo dõi dễ dàng để xem lịch sử của tài liệu và đảm bảo rằng họ đang xem sản phẩm cuối cùng.
Thứ hai, Lưu trữ hồ sơ không có tổ chức
Việc quản lý hàng ngàn tài liệu trong dự án xây dựng có thể trở nên phức tạp nếu không có một hệ thống tổ chức đúng đắn. Điều này bao gồm việc làm thế nào để phân loại, đặt tên và các nhóm hồ sơ. Nếu không có hệ thống rõ ràng, việc tìm kiếm thông tin có thể trở nên đau đầu và tốn thời gian. Đồng thời, đảm bảo rằng mọi thành viên có thể dễ dàng truy cập tài liệu cần thiết, đặc biệt là khi họ làm việc từ công trường.
Thứ ba, Không có phương tiện chia sẻ hồ sơ hiệu quả
Thiếu sự giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên làm việc ngoài hiện trường và nhân viên làm việc tại văn phòng khi không được liên tục kết nối.
Cần thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả và hệ thống chia sẻ tài liệu mà cả đội làm việc trên công trường và nhân viên văn phòng đều có thể sử dụng như tích hợp của các ứng dụng di động, cơ sở dữ liệu trực tuyến hay các phương tiện khác để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách nhanh chóng và chính xác.
3. Dễ dàng quản lý hồ sơ dự án xây dựng với phần mềm FastCons Drive
Triển khai phần mềm quản lý hồ sơ dự án xây dựng là một cách dễ dàng để cải thiện quy trình quản lý tài liệu của Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án.
Giúp việc thu thập dữ liệu trở nên dễ dàng: Sử dụng kỹ thuật số có nghĩa là tạo báo cáo hàng ngày, hoàn thành thẻ chấm công và điền vào danh sách kiểm tra tốn ít thời gian và công sức hơn trong lĩnh vực này. Tạo mẫu, chỉ định mẫu và nhóm củaChủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án có thể sử dụng thiết bị di động của họ để nhanh chóng thu thập dữ liệu và gửi tài liệu chỉ bằng một nút bấm. Người quản lý dự án cũng dễ dàng kết hợp và phân tích dữ liệu hiện trường hơn khi dữ liệu đó được chuẩn hóa bằng kỹ thuật số.
Nhận tất cả thông tin ở một nơi: Với phần mềm quản lý tài liệu xây dựng,Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án có thể lưu trữ tất cả các tài liệu dự án hợp lệ của mình ở cùng một vị trí thuận tiện.Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án có thể sắp xếp các tệp của mình theo cách hợp lý nhất, sử dụng chức năng tìm kiếm để định vị chúng thay vì phải dựa vào bộ nhớ. Nhóm của Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án sẽ luôn biết nơi để tìm thông tin họ cần.
4. Chia sẻ tập tin ngay lập tức:
Thông qua lưu trữ đám mây, hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số giúp việc chia sẻ tệp trở nên dễ dàng. Thay vì soạn email hoặc tin nhắn văn bản, nhóm củaChủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án sẽ gửi tài liệu và các bên liên quan có thể được thông báo ngay lập tức. Họ có thể truy cập tài liệu theo thời gian thực và họ sẽ có bản ghi kỹ thuật số về lịch sử phiên bản.
5. Tích hợp quản lý hồ sơ dự án
NếuChủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án đang sử dụng phương pháp quản lý hồ sơ theo cách truyền thống và cần chia sẻ dữ liệu kỹ thuật số,Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án sẽ phải chuyển dữ liệu đó theo cách thủ công. Với phần mềm quản lý hồ sơ dự án, Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án có thể tự động chia sẻ dữ liệu với phần mềm kế toán hoặc quản lý dự án của mình.Với tính năng quản lý tài liệu tích hợp, Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án giảm đáng kể thời gian xử lý bảng lương hoặc phân tích tiến độ dự án.
Tóm lại là… Quản lý hồ sơ dự án xây dựng là một phần quan trọng để quản lý dự án thành công. Có nhiều loại hồ sơ dự án khác nhau mà các công ty xây dựng sử dụng để lập kế hoạch dự án, giám sát hiệu suất và giải quyết các tranh chấp hoặc vấn đề pháp lý.
Việc thiết lập hệ thống quản lý hồ sơ dự án xây dựng được chuẩn hóa giúp doanh nghiệp tận dụng tốt hơn những thông tin đã thu thập được trong suốt quá trình xây dựng. Với các phương pháp hay nhất và sự trợ giúp của phần mềm quản lý tài liệu xây dựng FastCons Drive,Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án có thể theo dõi tài liệu hiệu quả hơn và nhanh chóng tìm thấy các thông tin bất cứ khi nào cần.
6. Quy định về quy trình, thời gian lưu trữ hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng
(1) Căn cứ Luật Xây Dựng năm 2014; Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 05 năm 2015 của Chính Phủ quy định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng (sau đây viết là Nghị định 46/2015/NĐ-CP) và Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26 tháng 10 năm 2016 quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bào trì công trình xây dựng (gọi tắt là thông tư số 26/2016/TT-BXD), quy định:
Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng. Nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công việc do mình thực hiện.
Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do người quản lý, sử dụng công trình lưu trữ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo quy định của pháp luật.
Việc lập, lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Gợi ý đọc thêm: Tổng hợp đánh giá chi tiết phần mềm lập tiến độ thi công FastCons: Những doanh nghiệp, nhà thầu xây dựng lớn đang triển khai FastCons.
(2) Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng
Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV (Mục 6) c ủa Bộ Nội Vụ đề cập tới thời hạn bảo quản hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, việc lưu trữ các loại hồ sơ ban quản lý dự án thi công xây dựng sẽ được quy định thành các khung thời gian như sau:
- Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc): Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
- Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan: Vĩnh viễn
- Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản: Kế hoạch Dài hạn, hàng năm (Vĩnh viễn), Kế hoạch 6 tháng, 9 tháng (20 năm), kế hoạch Quý, tháng (5 năm)
- Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản: Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa: Vĩnh viễn
- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn: Theo tuổi thọ công trình
- Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình: 15 năm
- Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản: 10 năm
Lưu ý, theo quy định về lưu trữ ban quản lý dự án thi công xây dựng, dù nhà thầu nhận toàn bộ công trình hay thực hiện từng phần, thì mọi tài liệu liên quan trong quá trình thi công đều phải được lưu trữ cẩn thận với thời hạn tối thiểu 10 năm.
(3) Riêng đối với hồ sơ hoàn thành công trình (Hồ sơ hoàn công) và các hồ sơ khác liên quan hoạt động quản lý, vận hành và bảo quản công trình thì tại điều 12, Thông tư 26/2016/TT-BXD của Bộ xây dựng lại có một số khác biệt. Cụ thể, quy định kể từ lúc đưa công trình vào sử dụng thì:
- Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm A: tối thiểu 10 năm
- Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm B: tối thiểu 7 năm
- Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm C: tối thiểu 5 năm
Vậy nếuChủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án đang có nhu cầu lưu trữ hồ sơ công trình, hãy tùy vào loại hình công trình và loại hồ sơ mà có thời gian lưu trữ phù hợp theo pháp luật.
7. Quy trình lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
Quy trình lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng là một phần quan trọng của quản lý dự án xây dựng. Việc tổ chức và lưu trữ hồ sơ một cách có tổ chức không chỉ giúp quản lý dự án hiệu quả mà còn hỗ trợ việc theo dõi tiến độ công việc, bảo dưỡng và sửa chữa sau này. Dưới đây là một quy trình cơ bản cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng:
Bước 1. Xác định danh mục hồ sơ: Xác định các loại hồ sơ cần được lưu trữ (bản vẽ kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, hợp đồng, biên bản họp, báo cáo tiến độ, v.v.). Gán mã số hoặc tên cho từng loại hồ sơ để dễ dàng nhận biết và tra cứu.
Bước 2. Xây dựng hệ thống lưu trữ: Tạo các thư mục hoặc kho lưu trữ cho từng loại hồ sơ. Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian hoặc theo các pha công việc cụ thể.
Bước 3. Gán mã số và tiêu đề: Gán mã số hoặc tiêu đề cho mỗi hồ sơ để dễ dàng nhận biết. Lưu ý đến việc sử dụng nguyên tắc chuẩn hóa để tránh nhầm lẫn.
Bước 4. Quy trình ghi nhật ký hồ sơ: Thiết lập quy trình ghi nhật ký mỗi khi có sự thay đổi hoặc cập nhật hồ sơ. Ghi rõ thông tin như ngày, nội dung cập nhật, và người thực hiện.
Bước 5. Quản lý quyền truy cập: Xác định người có quyền truy cập vào hồ sơ và thông tin chi tiết. Thiết lập các mức độ quyền khác nhau cho các thành viên trong nhóm dự án.
Bước 6. Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu định kỳ của hồ sơ để đảm bảo an toàn và phục hồi dữ liệu khi cần thiết.
Bước 7. Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống: Kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng hệ thống lưu trữ hoạt động đúng cách. Thực hiện bảo dưỡng để giữ cho hệ thống luôn trong tình trạng tốt.
Bước 8. Đào tạo người dùng: Cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống lưu trữ. Hỗ trợ người sử dụng khi gặp vấn đề trong quá trình tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
Bước 9. Cập nhật dự án: Cập nhật hệ thống lưu trữ dựa trên tiến triển của dự án và các yêu cầu mới. Quy trình này có thể điều chỉnh tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của dự án và yêu cầu của tổ chức xây dựng.
Một số lưu ý trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng
Lưu trữ hồ sơ xây dựng là một phần không thể thiếu trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng. Trong quá trình này, cần chú ý đến một số vấn đề để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Đầu tiên, việc thêm số thứ tự và đầy đủ ghi chú , hay dán nhãn tài liệu với thông tin liên quan như tên dự án, ngày tạo,…. Những ghi chú và nhãn dán này sẽ làm dấu hiệu giúp Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án nhanh chóng xác định và tìm kiếm các tài liệu khi cần thiết.
Bằng cách này, khi Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án cần tìm một tài liệu cụ thể, Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án có thể tham chiếu đến số thứ tự hoặc thông tin trên nhãn để nhanh chóng định vị và lấy được tài liệu màChủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án đang tìm kiếm. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ củaChủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án. Đối với doanh nghiệp có nhiều dự án, cũng cần xem xét các phương pháp hủy hồ sơ xây dựng để tránh tình trạng lưu trữ quá tải.
Việc lưu trữ hồ sơ thủ công có thể quen thuộc nhưng dễ phát sinh một số vấn đề liên quan đến bảo mật & an toàn của hồ sơ. Để giải quyết vấn đề này, việc sử dụng phần mềm quản lý công trình trong quá trình lưu trữ và kiểm soát hồ sơ xây dựng là quan trọng.
8. Cách lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng khoa học với phần mềm FastCons
Trên phần mềm quản lý thi công FastCons, doanh nghiệp và nhà quản lý có thể quản lý kiểm soát toàn bộ hồ sơ của 1 hoặc nhiều dự án xây dựng tuần tự, chính xác theo từng giai đoạn với tính năng Fastcons Driver. Cụ thể, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng: (1) Tổ chức lưu trữ tài liệu dự án (Hợp đồng, bản vẽ, tiêu chuẩn kỹ thuật,…) tập trung trên 1 nền tảng; (2) Quản lý hồ sơ từng dự án phân theo cây thư mục; (3) Cho phép xem, tải, điều chỉnh, chia sẻ thư mục và tài liệu; (4) Nổi bật, Chủ đầu tư và Đơn vị phát triển dự án có thể gắn đính kèm các file trong hồ sơ dự án vào các đối tượng cụ thể trong dự án trên phần mềm FastCons như nhật ký thi công, các task công việc… Tài liệu và thông tin các giai đoạn dự án được liên kết chặt chẽ, mật thiết với nhau. Từ đó, hình thành luồng giao tiếp và quản lý dự án xây dựng tuần tự, khép kín.
-
Bên cạnh quản lý tập
trung hồ sơ tài liệu trên FastCons, phần mềm hỗ trợ xem mô hình BIM (cho
phép xem và kết nối với các phần mềm BIM để đọc các file định dạng
BCF
). Người dùng cũng có thể gắn ảnh từ mô hình BIM vào
nhật ký thi công trên FastCons, theo dõi trực quan hóa tiến độ thi công dự án.