QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI BIM CỦA DỤ ÁN

Kế hoạch triển khai BIM của dự án là tài liệu trọng tâm để triển khai BIM. Kế hoạch này nên được soạn thảo bởi nhóm dự án BIM và xây dựng một quy trình bắt buộc cho các thành viên nhóm dự án, những người tham gia vào dự án sau khi kế hoạch ban đầu được xây dựng.

1. Hiệu quả của BIM đối với Quản lý dự án

BIM có ảnh hưởng đáng kể đến tăng năng suất chung, cùng với nhiều hiệu quả khác trong cả quá trình triển khai dự án đầu tư xây dựng. Những ưu điểm chính mà BIM mang lại cho người làm quản lý dự án có thể được thấy rõ như sau:

Quản lý truyền thông: Tài liệu sử dụng trực quan cải thiện sự hợp tác giữa các bên khác nhau mà tham gia vào dự án. Các bên chia sẻ hiểu biết và làm việc cùng nhau để cải thiện kết quả của dự án, giúp đưa ra quyết định tốt hơn và chính xác hơn. Cung cấp báo cáo dự án theo thời điểm thực, giúp cho các đối tác hiểu rõ công việc, giúp khách hàng tin cậy vào sản phẩm.

Quản lý chi phí: Tăng mức độ chính xác của dự toán, sử dụng tối ưu vật liệu thiết bị, giảm thiểu rủi ro dự án, kiểm soát tốt tiến độ, khối lượng và chất lượng, kế hoạch tài chính…dẫn đến giảm chi phí dự án, tăng hiệu quả trong quản lý chi phí tổng thể.

Quản lý chất lượng: Chất lượng công trình dự án tốt hơn. Công tác quản lý dự án được cải thiện, chất lượng sản phẩm hoàn thành cao hơn.

Quản lý tiến độ: Lập và quản lý kế hoạch tốt hơn là một trong những ưu điểm của BIM làm tăng năng suất giai đoạn thi công, giảm thiểu thời gian lãng phí, tối ưu kế hoạch vật tư, cấu kiện đúc sẵn, thiết bị, và từ đó đảm bảo tiến độ các giai đoạn của dự án.

Quản lý sự thay đổi: Việc tích hợp các kế hoạch khác nhau từ các thành viên vào cùng một hệ thống cho phép phát hiện xung đột tức thời, nhanh chóng thống nhất các nội dung kỹ thuật, xử lý đồng bộ và kịp thời đối với các thay đổi, hạn chế phát sinh trong các giai đoạn triển khai dự án.

A. LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN BIM

1. Các bước lập kế hoạch triển khai dự án BIM 

Kế hoạch triển khai dự án BIM bao gồm tất cả các nội dung cần thiết để ghi lại quá trình thực hiện BIM cho 1 dự án bao gồm:

Bước 1: Xác định các mục tiêu và ứng dụng BIM: Có rất nhiều ứng dụng BIM được triển khai ở từng giai đoạn khác nhau của dự án. Tùy theo năng lực, mục tiêu và lợi ích cần đạt được của chủ đầu tư với dự án để có thể lựa chọn ứng dụng phù hợp. Một số lợi ích có thể đạt được nhờ ứng dụng BIM ở từng giai đoạn có thể chỉ ra bao gồm:

Giai đoạn của dự án	Các nội dung thực hiện
Giai đoạn chuẩn bị thi công	Nghiên cứu tính khả thi trong thi công của bản thiết kế, định hình quá trình thi công và giảm thời gian lãng phí không cần thiết khi thi công
Giai đoạn thiết kế	Cung cấp thông tin mô phỏng chính xác bản thiết kế với mô hình 3D
Có sự phối hợp và mô phỏng các công việc của tất cả các bộ môn
Tăng độ chính xác và tính nhất quán – của bản vẽ 2D – từ giai đoạn đầu và bất kỳ giai đoạn nào của quá trình thiết kế
Liên kết mô hình xây dựng với các công cụ phân tích năng lượng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng năng lượng và tính bền vững
Xuất khối lượng cho dự toán chi phí
Kiểm tra thiết kế và bố trí không gian
Giai đoạn thi công	Sử dụng các công cụ như mô phỏng quá trình thi công để đưa ra các vấn đề có thể xảy ra, giúp đồng bộ hóa thiết kế và kế hoạch thi công
Phát hiện va chạm cho phép phát hiện các lỗi cũng như thiếu sót trong bản vẽ thiết kế trước khi đưa ra công trường
Sự phối hợp giúp các bên phản ứng nhanh hơn với các vấn đề trong thiết kế và ngoài công trường
Tăng cường sự đồng bộ các quy trình từ thiết kế đến thi công thông qua các mô hình 3D tổng thể
Giảm lãng phí và triển khai tốt hơn các thiết bị thi công tinh giản, gọn nhẹ.
Giai đoạn sau thi công	Mô hình cung cấp thông tin hệ thống tòa nhà giúp hoạt động quản lý và vận hành tốt hơn
Sử dụng mô hình và không gian hoàn công là cơ sở dữ liệu ban đầu cho hoạt động bảo trì và vận hành tòa nhà, cũng như cho việc trang bị lại cơ sở vật chất trong tương lai

 

Bước 2: Thiết kế quy trình triển khai dự án BIM: Phát triển quy trình xác định rõ các nhiệm vụ, chức năng, công việc của từng bên tham gia, liên quan đến các hoạt động phối hợp trao đổi thông tin, để đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

 Bước 3: Trao đổi thông tin: Xác định các loại thông tin, mức độ chi tiết, các quy trình tạo thông tin, kiểm soát, phê duyệt và trao đổi thông tin dự án. Các yêu cầu chia sẻ file sẽ thay đổi tùy thuộc vào các ứng dụng BIM của dự án. Tối thiểu bản kế hoạch triển khai cần bao gồm một bản mô tả: (1) Hệ thống file nhóm sẽ sử dụng để trao đổi, sáp nhập và mô phỏng mô hình; (2) Lập tiến độ hoặc tần suất cập nhật các mô hình và kiểm tra các va chạm; (3) Các công cụ và quy trình được sử dụng cho kiểm tra các va chạm; (4) Quy trình tạo ra các bản vẽ từ các mô hình phối hợp

Bước 4: Xác định cơ sở hạ tầng hỗ trợ để thực hiện: Cần xác định, đánh giá được các yếu tố cơ sở hạ tầng cần thiết để triển khai theo quy trình trên và chuẩn bị nguồn chi phí đầu tư ban đầu ở tất cả các bộ môn liên quan khác: con người, đào tạo, phần mềm...

Năm 0 (Giai đoạn đầu)	Năm 1	Năm  2	Năm 3	Năm 4
Số lượng nhân sự tham gia dự án
Số lượng kiến trúc sư/ kiến trúc	2	4	4	4	4
Số lượng kỹ sư cơ điện	2	3	3	3	3
Số lượng kỹ sư kết cấu	2	3	3	3	3
Số lượng kỹ sư dự toán	3	3	2	2	2
Số lượng Quản lý dự án	1	1	1	1	1
Kỹ sư CAD 2D	8	8	6	4	2
Tổng	18	22	19	17	15
Phần trăm các dự án ứng dụng BIM	0	0.3	0.6	0.9	1
Các máy trạm
Số lượng máy trạm cấu hình thường	18	15	8	2	0
Số lượng máy trạm có thể chạy 3D	0	7	11	15	15
Doanh thu / đầu vào - ($1,000)
Doanh thu	2,000	2,060	2,122	2,185	2,251
Chi phí/ đầu ra - ($1,000)
Kiến trúc sư	81.6	168	168	168	168
Kỹ sư cơ điện	67.2	100.8	100.8	100.8	100.8
Kỹ sư kết cấu	67.2	100.8	100.8	100.8	100.8
Kỹ sư dự toán	90	90	60	60	60
Đội ngũ Quản lý dự án	54	54	54	54	54
Vẽ bản vẽ 2D CAD	192	192	144	96	48
Các máy trạm triển khai cho ứng dụng BIM	0	168	96	96	0
Bảo trì, bảo dưỡng (Máy trạm cấu hình thường)	18	15	8	2	0
Bảo trì, bảo dưỡng (Máy trạm cho ứng dụng BIM)	0	14	22	30	30
Chi phí cố định	300	298	294	287	280
Khoản tiết kiệm nhờ tăng năng suất	0	- 44	- 91	- 133	-144
Tổng chi phí vận hành	870	1156.6	956.6	861.6	697.6
Tổng dòng tiền
Doanh thu thuần/ Lỗ	1,130	903	1,165	1,324	1,553
Mức thay đổi so với năm cơ sở		-227	35	194	423

 

2. Biểu đồ phụ tải nguồn lực

2.1 Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc toàn bộ vòng đời dự án.

Tác dụng: (1) Trình bày bằng hình ảnh có nhu cầu cao, thấp khác nhau về một loại nguồn lực nào đó trong từng giai đoạn; (2) Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị… cho dự án; (3) Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan hiếm theo yêu cầu tiến độ dự án.

Phương pháp xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực: Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (Gantt); Bước 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh; Bước 3: Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực

2.2 Điều chỉnh đều nguồn lực: Điều chỉnh đều nguồn lực là phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt về cầu nguồn lực giữa các thời kỳ bằng cách điều chuyển nguồn lực giữa các công việc trong phạm vi thời gian dự trữ cho phép nhưng không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án.

Tác dụng: Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nên dự án có thể giảm thiểu mức dự trữ hàng hóa liên quan và Cphí nhân công. Tạo điều kiện cho các nhà quản lý dự án chủ động đặt mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất vào các thời điểm cố định, định kỳ.

Điều phối nguồn lực trên cơ sở thời gian dự trữ tối thiểu: Bước 1: vẽ sơ đồ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực. Bước 2: Tính thời gian dự trữ của các công việc. Bước 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm. Khi nhu cầu vượt mức cho phép, liệt kê các công việc cùng cạnh tranh một nguồn lực và sắp xếp chúng theo trình từ thời gian dự trữ toàn phần từ thấp đến cao. Bước 4: Điều chỉnh đều nguồn lực theo nguyên tắc phân phối cho công việc có thời gian dự trữ thấp trước, tiếp đến công việc có thời gian dự trữ thấp thứ 2… Những công việc có thời gian dự trữ lớn phải được điều chỉnh. Quá trình điều chỉnh đảm bảo sao cho việc kéo dài thời gian hoàn thành dự án ở mức thấp nhất và chú ý sắp xếp lại các công việc không nằm trên đường găng ưu tiên nguồn lực cho công việc găng.

 

Công việc	Công việc trước	Thời gian (ngày)	Yêu cầu lao động (người)
A	-	2	2
B	-	3	2
C	-	5	4
A	-	4	2
B	-	6	2
C	-	7	2
D	A	8	2
E	C	6	2
F	B	5	2
G	D	10	2
H	E	2	2

 

Vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực, nguồn lực lớn nhất dự án cần là bao nhiêu người?

Công việc	Công việc  trước	Thời gian (ngày )	Số lập trình viên cần thiết (người)
A	-	5	I
B	-	6	1
C	B	4	1
D	A	7	1
E	D	3	1
F	A	5	1
K	D	7	1
G	E	3	1
H	E	2	1
I	G	6	1

Công việc	Thời gian bắt đầu sớm	Thời gian hoàn thành sớm	Thời gian hoàn thành muộn	Thời gian bắt đầu muộn	Thời gian dự trữ
A	0	5	5	0	0
B	0	6	20	14	14
C	6	10	24	20	14
D	5	12	12	5	0
E	12	15	15	12	0
F	5	10	24	19	14
K	12	19	24	17	5
H	15	17	24	22	7
G	15	18	18	15	0
I	18	24	24	18	0

2.3 Phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực

a) Các trường hợp thiếu hụt nguồn lực: (1) Mặt bằng chật hẹp, không thể bố trí nhiều lao động; (2) Số lượng máy móc, thiết bị không đủ theo yêu cầu thi công; (3) Do yêu cầu đảm bảo sức khỏe, không thể triển khai cùng một lúc nhiều lao động để thực hiện công việc; (4) Đường vào nơi thi công quá nhỏ, hẹp, nguy hiểm không thể đưa các thiết bị tới thực hiện các công việc cùng một lúc

b) Phương hướng giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực

Thực hiện các công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự kiến: (1)  Chỉ có thể áp dụng được nếu có thể kéo dài thêm thời gian thực hiện các công việc dự án. (2) Không thể thực hiện được biện pháp này khi người ta định ra mức sử dụng nguồn lực thấp nhất.

Chia nhỏ các công việc: (1) Chia ra thành hai hay nhiều công việc nhỏ mà không ảnh hưởng đến trình tự thực hiện dự án. (2) Hiệu quả khi một công việc có thể chia nhỏ và thời gian giữa các công việc đó rất ngắn. Khi đó có thể bố trí thời gian thực hiện từng công việc nhỏ tùy thuộc vào độ căng thẳng chung về lao động trong từng thời đoạn.

Sửa đổi sơ đồ mạng: Giả sử hai công việc có thể bố trí thực hiện đồng thời hoặc theo phương pháp: kết thúc công việc này mới thực hiện công việc kia thì sự chậm trễ có thể khắc phục bằng cách thay vì bố trí theo kiểu liên tiếp. tiến hành bố trí lại theo các thực hiện đồng thời hai công việc cùng lúc.

Sử dụng nguồn lực khác: Phương pháp này áp dụng được cho một số loại nguồn lực. ví dụ, sử dụng nhà thầu phụ. Tuy nhiên, áp dụng phương pháp này có thể làm tăng chi phí khá cao.

3. Phương pháp sử dụng BIM hiệu quả

Công tác chuẩn bị: Triển khai nhanh chóng nhưng cần thận trọng, việc gấp rút triển khai BIM khi không có sự chuẩn bị tốt thường dẫn đến thất bại, nên thử nghiệm một dự án nếu các thành viên đang thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Kế hoạch triển khai: Bản kế hoạch cần nêu rõ vị trí mỗi thành viên, phương pháp quản lý và chia sẻ thông tin giữa các thành viên. Kế hoạch ảnh hưởng đến cả tiến độ và tổng chi phí dự án nên cần được tạo sớm nhất có thể.

Quy trình thực hiện: Cần nghiên cứu kỹ toàn bộ quy trình thông thường của công tác triển khai dự án, sử dụng BIM trợ giúp hiệu quả, là phương pháp mới để đảm bảo quy trình, điều chỉnh quy trình đạt tối ưu, đảm bảo tận dụng tối đa các khả năng của BIM.

Đảm bảo sự hợp tác: Nâng cao khả năng hợp tác giữa các thành viên triển khai BIM, với khách hàng, đối tác trong các công đoạn của dự án để nhanh chóng cập nhật thông tin nhờ trực quan hóa, có kết quả phân tích dữ liệu rõ ràng.

Công cụ sử dụng: Cần hiểu rõ khả năng của phần mềm sử dụng trong từng công đoạn của quy trình. Tối đa sử dụng các công cụ có sẵn và các bản mẫu, có thể sử dụng các công cụ của bên thứ ba để mở rộng khả năng của các công cụ phân tích. Quan tâm đến cơ sở dữ liệu và định dạng chung.

Đặc điểm của BIM là mô hình tổng hợp toàn diện các thông tin công trình. BIM cho phép mô hình hóa công trình xây dựng để phản ánh chính xác cấu tạo. Cùng các thuộc tính của công trình trên thực tế sẽ được hình thành trong tương lai. Bằng cách này, các đối tác tham gia dự án có thể xem xét trước và đánh giá hiệu quả trước khi thực hiện. Hơn nữa, kiểm soát được các xung đột, độ chính xác của bản thiết kế, giải quyết các vấn đề ở giai đoạn đầu của dự án. Điều này đạt được kết quả tiết kiệm đáng kể về mặt thời gian, chi phí và năng lượng.

Lợi ích mang lại qua một số chỉ tiêu như: (1) Giảm bớt 40% các yêu cầu thay đổi; (2) Sai lệch của quyết toán với dự toán trong khoảng +/- 3%; (3) Giảm 80% thời gian lập dự toán; (1) Tiết kiệm về chi phí lên đến 10%; (1) Giảm 7% về tiến độ.

B. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN

1. Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.

Phân loại: (1) Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia thành ngân sách dự án và ngân sách cho các hoạt động không theo dự án. (2) Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn và ngân sách ngắn hạn.

Tác dụng: (1) Là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức, phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị. (2) Đánh giá chi phí dự tính của một DA trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện. (3) Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của DA. (4) Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc dự án.

Đặc điểm: (1) Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân sách cho các công việc thường xuyên của tổ chức; (2) Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được. (3)  Dự toán ngân sách dự án được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của dự án đã được duyệt. (4) Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. (5) Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi. (6)  Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán.

2. Phương pháp dự toán ngân sách

2.1. Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp

 

Thứ tự thực hiện	Cấp bậc quản lý	Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
1	Các nhà quản lý cấp cao	Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ chức, các chính sách và những điều kiện ràng buộc về nguồn lực
2	Các nhà quản lý  cấp cao	Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận chức năng phụ trách
3	Các nhà quản lý  dự án	Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và từng công việc cụ thể

 

Ưu điểm: (1) Tổng ngân sách được dự toán phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự án; (2) Các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chỉ tiêu tốn kém cũng đã được xem xét trong mối tương quan chung; (3) Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết; (4) Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự toán ngân sách

Nhược điểm: (1) Đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả (ko dễ dàng); (2) Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận; (3) Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ các công việc của dự án. Trong thực tế điều này khó có thể đạt được; (4) Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới; (5) Thường cấp dưới có tư tưởng sợ cấp trên cắt giảm kinh phí thực hiện các công việc nên có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết; (6) Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên.

 

Các bước thực hiện	Cấp bậc quản lý	Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
1	Các nhà quản lý cấp cao	Xây dựng khung ngân sách, các định mục tiêu và lựa chọn dự án
2a	Các nhà quản lý chức năng	Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho từng bộ phận chức năng phụ trách
2b	Các nhà quản lý dự án	Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng công việc dự án gồm cả chi phí nhân công, nguyên nhiên vật liệu…
3	Các nhà quản lý cấp cao	Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách dài hạn

 

2.2. Phương pháp kết hợp

           Ưu điểm: (1) Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, do đó tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.

Nhược điểm: (1) Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn thời gian. (2) Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới kế hoạch ngân sách của đơn vị        mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn.

2.3 Dự toán ngân sách theo dự án: Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dự án. Các bước thực hiện: (1) Dự tính chi phí cho từng công việc dự án; (2) Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp; (3) Dự tính chi chí cho từng năm và cả vòng đời dự án.

3. Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc

3.1 Lập ngân sách theo khoản mục: Việc dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiêu sau, sau đó tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Khoản mục	Thực tế năm trước	Kế hoạch	Chênh lệch	Dự án
(1)	(2)	(3)	(4) = (3) – (2)	A	B
Tiền lương Nguyên liệu Chi phí điện nước

 

3.2 Dự toán ngân sách theo công việc: Bước 1. Chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách công việc (WBS) để lập dự toán chi phí. Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc (tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh tế… ).

Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau: (1) Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc; (2) Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp; (3) Bước 5. Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian; (4) Bước 6. Tính toán chi phí thực hiện công việc đó.

Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau: (1)  Bước 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc; (2)  Bước 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những đòi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện công việc; (3) Bước 5. Tính toán chi phí thực hiện công việc.

Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau: (1) Bước 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc; (2) Bước 4. Tính toán chi phí thực hiện công việc.

3.3 Xác định tổng dự toán: Trên cơ sở phân tách công việc (WBS) và sơ đồ mạng, tổng mức dự toán của dự án được xác định theo các bước sau: (1) Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc; (2) Dự toán quy mô các khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí văn phòng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền công ngoài giờ và các chi phí khác). Phân bổ các loại chi phí này cho từng công việc theo các phương pháp hợp lý; (3) Tổng dự toán kinh phí cho dự án.

4. Kế hoạch chi phí cực tiểu

Trong quá trình lập dự án có thể xây dựng hai phương án: (1) Phương án bình thường: phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thường (được xem là thấp nhất) và thời gian thực hiện dự án tương đối dài (được xem là dài nhất); (2) phương án đẩy nhanh: Phương án            có thời gian thực hiện dự án ngắn (được xem là ngắn nhất) và do đó cần chi phí nhiều hơn (chi phí  trong  trường  hợp  này được xem là lớn nhất)

Trên cơ sở hai phương án này các nhà quản lý dự án xây dựng các phương án điều chỉnh bằng kế hoạch chi phí cực tiểu. Tạo ra phương án hợp lý hơn, có chi phí thấp hơn phương án đẩy nhanh và thời gian có thể rút ngắn hơn phương án bình thường.

4.1. Cho dự án có các công việc sau:

TT	Công việc	Công việc trước	Phương án bình thường		Phương án đẩy nhanh
1Thời gian (ngày)	Chi phí (triệu đồng)	Nguồn lực	Thời gian (ngày)	Chi phí (triệu đồng)
1	a	-	3	30	i	2	35
2	b	-	6	42	i	4	56
3	c	-	5	45	i	3	59
4	d	a	4	32	i	3	40
5	e	b	7	21	i	5	41
6	f	b	3	21	i	2	33
7	g	c	6	48	i	4	80
8	i	d,e	10	30	i	9	35
9	k	d,e	5	30	i	4	40
10	l	i,f,g	5	10	i	4	20

 

4.2. Một số khái niệm

Thời gian bình thường. Thời gian bình thường thực hiện một công việc là thời gian hoàn thành công việc trong những điều kiện bình thường,

Chi phí bình thường. Chi phí bình thường của một công việc là chi phí cho một công việc nào đó được thực hiện trong điều kiện bình thường Thời gian đẩy nhanh. Thời gian đẩy nhanh là thời gian thực hiện một công việc trong điều kiện đã được rút ngắn đến mức cho phép hợp lý (không thể rút ngắn hơn nữa) trong điều kiện kỹ thuật, trình độ lao động và các nhân tố khác hiện tại.

Chi phí đẩy nhanh. Chi phí đẩy nhanh của một công việc là chi phí thực hiện công việc gắn với thời gian đẩy nhanh, là mức chi phí được xem là cao nhất khi thời gian thực hiện công việc đó không thể rút ngắn thêm trong điều kiện hiện tại.

4.3. Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu

 Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng và tìm đường găng cho phương án (chương trình) bình thường.

Bước 2: Tính tổng chi phí của PA bình thường (PA đẩy nhanh)

Bước 3: Chọn trên đường găng những công việc mà khi đẩy nhanh tiến độ thực hiện làm tăng chi phí thấp nhất. Giảm tối đa thời gian thực hiện công việc này.

Bước 4: Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc trên đường găng cho đến khi mục tiêu đạt được hoặc không thể giảm thêm được nữa. Cuối cùng thiết lập được một phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với phương án bình thường.

Bước 5: Xác định thời gian thực hiện và tổng chi phí của Phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu)

C. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

1. Mục đích: Giúp các nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn và cung cấp theo đúng tiến độ đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả đồng vốn.

2. Xác định dòng chi chí: (1) Dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc và số ngày hoàn thành công việc đó; (2) Giả định chi phí được sử dụng đồng đều trong các ngày thực hiện công việc, do đó, cho phép tính được chi phí bình quân một ngày thực hiện từng công việc dự án. Dựa vào kế hoạch triển khai sớm và mức chi phí trên một ngày, xây dựng đường cong chi phí tích lũy; (3) Đường cong này và đường cong chi phí tích lũy theo kế hoạch triển khai muộn (thiết lập một cách tương tự) là những cơ sở để quản lý chi phí dự án.

3. Phân tích dòng chi phí dự án: Trên cơ sở hai dòng chi phí, các nhà quản lý quyết định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm hoặc muộn nhằm tiết kiệm tối đa chi phí.

Thời Công	Chi phí một ngày (tr/đ)	Thời gian bắt đầu
Công Chi phí việc (tr.đ)	Sớm	Muộn
A	5	-	30	6	0	0
B	2	-	30	15	0	8
C	3	a	15	5	5	5
D	6	a	78	13	5	7
E	3	b	60	20	2	10
F	4	c	32	8	8	9
H	6	c	42	7	8	8
I	1	f, d, e	6	6	12	13

 

3.1 Kế hoạch triển khai sớm

Thứ tự thời gian	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23
	a	a	a	a	a	c	c	c	f	f	f	f
									h	h	h	h	h	h
Công việc							d	d	d	d	d	d
	b	b											i
			e	e	e
	6	6	6	6	6				8	8	8	8
									7	7	7	7	7	7
Chi phí cho mỗi công việc trong từng ngày (tr.đ)							5	5	5
						13	13	13	13	13	13
	15	15	20	20	20								6
Chi phí trong ngày	21	21	26	26	26	18	18	18	28	28	28	15	13	7
Chi phí tích lũy	21	42	68	94	120	138	156	174	202	230	258	273	286	293

 

3.2 Kế hoạch triển khai muộn

Ngày	Công việc	Chi phí/ngày (tr.đ)	Chi phí tích lũy (tr.đ)	Công việc	Chi phí/ngày (tr.đ)	Chi phí tích lũy (tr.đ)
10-11	a, b	21	42	a	6	12
14-12	a, e	26	120	a	6	30
15-16	c, d	18	155	c	5	40
17	c, d	18	173	d, b, h	18	58
18	f, h, d	28	192	d, b, h, f	35	93
19	f, h, d	28	212	d, e, h, f	43	136
20	f, h, d	28	231	d, e, h, f	48	184
21	f, h	15	238	d, e, h, f	48	232
22	h, i	13	251	d, e, h, f	48	280
23	h	7	258	h, i	13	293

 

4. Kiểm soát chi phí dự án: Là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án.

Nội dung: (1) Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch; (2) Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở; (3) Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép.

D. TỶ LỆ HOÀN VỐN ĐẦU TƯ

1. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI), dựa trên so sánh chi phí tiết kiệm của dự án và chi phí áp dụng BIM. 

Việc áp dụng BIM nằm trong khoảng 193 – 39.9% tùy theo phạm vi công việc trong dự án. Các số liệu về chi phí tiết kiệm được thống kê trực tiếp từ dự án. Và được ước lượng từ việc xử lý các xung đột trước khi thi công. (1) Giảm 52% phiếu yêu cầu cung cấp thông tin (viết tắt là FRI) tại Dự án; (2) Tiết kiệm 9 – 10% hao phí nhân công tại Dự án “Cơ sở nuôi thú” tại đường Perah; (1) Rút ngắn 138 giờ về tiến độ tại Dự án

2. Hợp đồng xây dựng là hợp đồng dân sự được thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc trong hoạt động đầu tư xây dựng. (Điều 138 Luật Xây dựng 2014 quy định chung về hợp đồng xây dựng). (4) Hợp đồng xây dựng được phân thành 02 loại: Theo tính chất, nội dung công việc thực hiện, hợp đồng xây dựng gồm: Hợp đồng tư vấn xây dựng; Hợp đồng thi công xây dựng công trình; Hợp đồng cung cấp thiết bị lắp đặt vào công trình xây dựng; Hợp đồng thiết kế - mua sắm vật tư, thiết bị - thi công xây dựng, hợp đồng chìa khóa trao tay; Hợp đồng xây dựng khác. Theo hình thức giá hợp đồng áp dụng, hợp đồng xây dựng gồm: Hợp đồng trọn gói; Hợp đồng theo đơn giá cố định; Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh; Hợp đồng theo thời gian; Hợp đồng theo chi phí cộng lại; Hợp đồng theo giá kết hợp; Hợp đồng xây dựng khác. (5) Thực trạng trong công tác quản lý hợp đồng xây dựng đã xảy ra nhiều tranh chấp, quản lý hợp đồng không hiệu quả, tiến độ chậm bị kéo dài thời gian thực hiện, các điều khoản trong hợp đồng hầu như không thực hiện được do tính cả nể, quen biết, ngại va chạm và kiện tụng. (6) Nguyên nhân là chủ đầu tư cũng như các nhà thầu chưa thực hiện được 6 vấn đề then chốt: Hồ sơ mời thầu tại thời điểm đấu thầu và tài liệu hợp đồng tại thời điểm ký kết, các điều khoản về chỉ dẫn và quyết định, thủ tục đánh giá đối với các công việc phát sinh/thay đổi/điều chỉnh và gia hạn thời gian hoàn thành, chuẩn hóa quy trình thanh toán giai đoạn, kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan quản lý nhà nước và đánh giá về hư hỏng công trình. (7) Giải pháp để quản lý hợp đồng đảm bảo hiệu quả nhất là các bên tham gia cần tìm hiểu và nắm rõ về các hợp đồng xây dựng ở Việt Nam đang thực hiện và áp dụng, các nội dung quản lý hợp đồng và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hợp đồng xây dựng để quản lý hợp đồng có hiệu quả cao hơn và đặc điểm cần phải tuân thủ được các nội dung sau: Nguyên tắc ký kết hợp đồng xây dựng; Tự nguyện, bình đẳng, hợp tác, không trái pháp luật và đạo đức xã hội; Bảo đảm có đủ vốn để thanh toán theo thỏa thuận của hợp đồng; Đã hoàn thành việc lựa chọn nhà thầu và kết thúc quá trình đàm phán hợp đồng; Trường hợp bên nhận thầu là liên danh nhà thàu thì phải có thỏa thuận liên danh. Các thành viên trong liên danh phải ký tên, đóng dấu (nếu có) vào hợp đồng xây dựng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

2.1 Nguyên tắc thực hiện hợp đồng xây dựng: Các bên hợp đồng phải thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng về phạm vi công việc, yêu cầu chất lượng, chủng loại, thời hạn, phương thức và những thỏa thuận khác; Trung thực, hợp tác và đúng pháp luật; Không xâm phạm đến lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác.

 Nội dung hợp đồng xây dựng; Hợp đồng xây dựng phải có các nội dung: Căn cứ pháp lý áp dụng; Ngôn ngữ áp dụng; Nội dung và khối lượng công việc; Chất lượng, yêu cầu kỹ thuật của công việc, nghiệm thu và bàn giao; Thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng; Giá hợp đồng, tạm ứng, đồng tiền sử dụng trong thanh toán và thanh toán hợp đồng xây dựng; bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng hợp đồng; Điều chỉnh hợp đồng xây dựng; Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng xây dựng; Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, thưởng và phạt vi phạm hợp đồng; Tạm ngừng và chấm dứt hợp đồng xây dựng. Giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng; Rủi ro và bất khả kháng; Quyết toán và thanh lý hợp đồng xây dựng; Các nội dung khác. Đối với hợp đồng tổng thầu xây dựng ngoài, các nội dung trên còn phải được bổ sung về nội dung, trách nhiệm quản lý của tổng thầu xây dựng.

2.2 Quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng: (1) Trong phạm vi quyền và nghĩa vụ của mình, các bên cần lập kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện phù hợp với nội dung của hợp đồng xây dựng đã ký kết nhằm đạt được những thỏa thuận trong hợp đồng; Tùy theo loại hợp đồng xây dựng, nội dung quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng bao gồm: Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng; Quản lý về chất lượng; Quản lý khối lượng và giá hợp đồng; Quản lý về an toàn lao động, bảo vệ môi trường và phòng chống cháy nổ; Quản lý điều chỉnh hợp đồng và các nội dung khác của hợp đồng. (2) Bên giao thầu, bên nhận thầu phải cử và thông báo cho bên kia về người đại diện để quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng. Người đại diện của các bên phải được toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi quyền hạn được quy định trong hợp đồng. (3) Tất cả kiến nghị, đề xuất, yêu cầu và ý kiến phản hồi của các bên trong quá trình quản lý thực hiện bằng văn bản. Nội dung văn bản kiến nghị, đề xuất, yêu cầu cần thể hiện căn cứ, cơ sở, hiệu quả (nếu có) của các kiến nghị, đề xuất, yêu cầu và thời hạn trả lời theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Khi nhận được kiến nghị, đề xuất, yêu cầu của một bên, bên kia phải trả lời bằng văn bản về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận đúng thời han quy định đã được các bên thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng, nhưng tối đa là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kiến nghị, đề xuất, yêu cầu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Sau khoảng thời gian này nếu bên nhận được kiến nghị, đề xuất, yêu cầu không giải quyết mà không đưa ra lý do chính đáng gây thiệt hại cho bên kia, thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm cho bên kia (nếu có). (4) Kiến nghị, đề xuất, yêu cầu của các bên trong quá trình quản lý thực hiện hợp đồng phải gửi đến đúng địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ trao đổi thông tin mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.

Các điều khoản về chỉ dẫn và quyết định: Trong việc quản lý hợp đồng xây dựng cần đảm bảo về các điều khoản theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư. Tất cả các điều này sẽ được quy định rõ ràng trong hợp đồng xây dựng. Hợp đồng xây dựng cần phải thể hiện rõ ràng các điều khoản và nội dung, câu từ nên ngắn gọn và dễ hiểu, phải mang tính định tính, không nên để người đọc hiểu sang nghĩa khác. Quan trọng nhất là hai bên phải đạt thỏa thuận về tất cả mọi vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng.

3. Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng, thời gian hoàn thành hợp đồng: Trước khi ký kết hợp đồng, trong quá trình thương thảo các bên nên có bảng tiến độ chi tiết thực hiện và quản lý thực hiện hợp đồng. Tiến độ thực hiện phải được lập theo tuần; theo tháng; theo quý và theo năm;… Phải có đầy đủ các cơ chế giải quyết khi có phát sinh và biện pháp bù tiến độ khi hợp đồng bị chậm tiến độ.

Chuẩn hóa quy trình thanh toán theo từng giai đoạn: Quản lý hợp đồng xây dựng phải đảm bảo về việc chuẩn hóa quy trình thanh toán theo từng giai đoạn. Cần phải đảm bảo có sự linh hoạt về khối lượng công việc theo hợp đồng và chi phí của những công việc phát sinh. Khi có phát sinh xảy ra, phải lập biên bản xử lý phát sinh, thay đổi, điều chỉnh; Tiến hành lập dự toán bổ sung, phát sinh, thay đổi; thẩm định; phê duyệt và ký kết phụ lục hợp đồng để làm căn cứ thực hiện hợp đồng.

Quản lý về chất lượng: Các công việc, hạng mục, công trình bàn giao phải đảm bảo chất lượng công trình xây dựng. Bên nhận thầu phải có biện pháp quản lý chất lượng do mình thực hiện và chất lượng công việc do nhà thầu phụ thực hiện (nếu có)

Quản lý khối lượng và giá hợp đồng: Các bên có trách nhiệm quản lý khối lượng công việc thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký kết và tài liệu kèm hợp đồng. Quản lý an toàn, bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ thực hiện theo quy định tại Điều 48 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP

Mẫu hợp đồng xây dựng mới áp dụng từ 20/4/2023: (1) Mẫu hợp đồng tư vấn xây dựng tại Phụ lục II kèm theo Thông tư 02/2023/TT-BXD sử dụng cho loại hợp đồng tư vấn thực hiện công việc lập báo cáo nghiên cứu khả thi, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình, giám sát thi công xây dựng công trình. (2) Mẫu hợp đồng thi công xây dựng tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 02/2023/TT-BXD; (3) Mẫu hợp đồng EPC tại Phụ lục IV Thông tư 02/2023/TT-BXD sử dụng cho loại hợp đồng trọn gói. Trường hợp áp dụng các hình thức giá hợp đồng theo đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh hoặc hợp đồng theo giá kết hợp, các bên căn cứ vào quy định của pháp luật và Thông tư 02/2023/TT-BXD để sửa đổi, bổ sung điều khoản của mẫu hợp đồng EPC để xác lập hợp đồng. (4) Đối với hợp đồng đơn giản quy mô nhỏ, các loại hợp đồng tư vấn đầu tư xây dựng và hợp đồng hỗn hợp khác, các bên tham khảo, vận dụng các mẫu hợp đồng xây dựng công bố kèm theo Thông tư 02/2023/TT-BXD để điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung các điều khoản của mẫu hợp đồng để xác lập hợp đồng. (5) Khi sử dụng mẫu hợp đồng xây dựng công bố kèm theo Thông tư 02/2023/TT-BXD để thỏa thuận, ký kết hợp đồng xây dựng thì các bên căn cứ vào yêu cầu, điều kiện cụ thể của gói thầu, dự án, các quy định của Nghị định 37/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 50/2021/NĐ-CP, các quy định khác của pháp luật và nội dung hướng dẫn tại Thông tư 02/2023/TT-BXD để thực hiện.

Trong nội dung hợp đồng phải thỏa thuận cụ thể các nội dung sau: (1) Quy định cụ thể về thời hạn thanh toán, thời gian bảo đảm thực hiện hợp đồng, thời hạn trả lời văn bản, thời gian chấm dứt hợp đồng và các trường hợp tương tự. (2) Trường hợp nhà thầu là nhà thầu liên danh, phải thỏa thuận việc bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tiền tạm ứng theo quy định pháp luật. (3) Quy định cụ thể loại đồng tiền và hình thức thanh toán trong hợp đồng không trái với yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và quy định của pháp luật về ngoại hối. (4) Trường hợp hợp đồng theo hình thức đơn giá điều chỉnh thì phải thảo thuận phương pháp điều chỉnh giá hợp đồng, nguồn dữ liệu về giá và cơ sở để điều chỉnh hợp đồng không trái với hồ sơ mời thầu và pháp luật hợp đồng xây dựng. (5) Tùy theo tính chất và điều kiện của gói thầu để điều chỉnh, bổ sung các nội dung hợp đồng cho phù hợp. (6) Với những quy định mới và đồng bộ giữa các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý hợp đồng, đây sẽ là căn cứ để các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng quản lý hiệu quả hợp đồng trong hoạt động đầu tư xây dựng.